Page 45 - الدليل التنظيمي لادارة التوجيه والارشاد بنات الاصدار الثاني 1443هـ مديرة ادارة التوجيه والارشاد د/غادة صلاح منصوري
P. 45
مشروع تطوير وتحسين جودة إدارة التوجيه والإرشاد ج – )1-3-6(-د ت 2
بالإدارة العامة للتعليم بمحافظة جدة لنظام ISO9001:2015
1443 / 3 / 22ه 2
>> مسمى الوظيفة
سكرتيرة مديرة إدارة التوجيه والإرشاد
>> الارتباط الوظيفي
بمديرة إدارة التوجيه والإرشاد.
>> المسؤولون اتجاهه
-
>> ملخص الوظيفة
تنظيم وإدارة الشؤون الخاصة بمكتب مديرة الإدارة.
>> مهام الوظيفة
اولاً :تنظيم مواعيد مديرة الإدارة :
•استقبال الزائرين والمراجعين لمديرة الإدارة .
•حجز المواعيد للزائرين والمراجعين لمديرة الإدارة.
•التذكير بمواعيد اللقاءات والاجتماعات.
ثانيا-إدارة ملفات وسجلات مديرة الادارة:
تنظيم وفهرسة ملفات وسجلات الإدارة وحفظها الكترونيا وورقياً.
ثالثاً :تنظيم الاجتماعات والزيارات :
•حضور الاجتماعات مع المديرة وتدوين الملاحظات والمناقشات والقرارات .
•كتابة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ التوصيات .
•كتابة الزيارات لمديرة الإدارة والاحتفاظ بها في الملف الخاص .
رابعا-تنظيم الصادر الداخلي :
•استلام الخطابات والمراسلات الصادرة من مديرة الإدارة .
•تسجيل الخطابات والمعاملات الصادرة من مديرة الإدارة .
•تسليم الخطابات والمراسلات للموظفات عن طريق الايميل الرسمي للصادر والوارد .
خامسا-تنظيم الوارد الداخلي :
•عرض المعاملات والخطابات الواردة من المنسوبات على مديرة الإدارة للاطلاع ومتابعة اعداد الرد
سادسا-معالجة البريد الإلكتروني :
•متابعة البريد الرسمي لمديرة الإدارة بشكل يومي .
•متابعة البريد الرسمي الخاص بالصادر والوارد و طباعته وعرضه على مديرة الإدارة .
الإصدارالثاني 1443/1/14هـ 44
