Page 16 - E-Modul

2. Surat-surat yang berhubungan satu sama lain, tetapi memiliki nama pengirim yang

berbeda, akan disimpan di tempat yangterpisah dan berjauhan
3. Banyak orang yang memiliki nama yang sama sehingga petugas harus lebih teliti. Jika

tidak teliti, petugas arsip dapat salah dalam menempatkan dan menemukan kembali

arsip atau dokumen tersebut.

b. Peraturan Mengindeks

Pada penyimpanan yang
menggunakan sistem abjad,

seseorang harus mengetahui
peraturan mengindeks, baik

indeks nama orang, nama badan

maupun nama organisasi.
Penyebabnya adalah sistem

penyimpanan ini didasarkan pada
Gambar 7.2 Guide sistem abjad
Sumber : anugerahdino.com nama-nama tersebut.

Indeks dapat diartikan sebagai sarana penemuan kembali arsip dengan cara

mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukkan satu tanda pengenal, yang dapat
membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya. Secara singkat, indeks dapat dikatakan

sebagai tanda pengenal arsip. Dengan demikian, indeks dalam sistem abjad adalah indeks
yang berdasarkan nama orang atau badan/organisasi. Kegiatan mengindeks sendiri

memiliki peraturan yang telah menjadi ketentuan yang berlaku secara universal dalam
bidang administrasi kearsipan.

Cara mengabjad dapat dilakukan dengan tiga cara, yakni sebagai berikut.

a. Mengabjad Huruf demi Huruf
Langkah awal mengabjad huruf demi huruf ialah meneliti huruf pertama, kedua, dan

seterusnya.

Contoh: Abi, Adi, Bambang, Eka, Ferry.
b. Mengabjad Kata demi Kata

Mengabjad kata demi kata dilakukat dengan tiap bagian kata dipisahkan dalam kata

6

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X