Page 20 - E-Modul

4) Alat Sortir

rak sortir diperlukan untuk menyortir surat
berdasarkan abjad. Untuk memudahkan dalam

menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang memdai.

Disediakan pula 26 kotak atau trap untuk membantu
penyortiran surat.

Gambar 7.6 Rak Sortir
Sumber : dian4nggraeni.files.wordpress.com

e. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Abjad

Prosedur yang dapat dilakukan untuk menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu
sebagai berikut.

Mempersiapkan Memeriksa Mengindeks
Peralatan Surat/Berkas Surat/Berkas

Menempatkan Menyortir Mengkode
Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas

1. Mempersiapkan peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip yang
menggunakan filing sistem abjad.

2. Memeriksa Surat/Berkas

Petugas terlebih dahulu memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Pemeriksaan
didasarkan pada beberapa ketentuan, misalkan arsip sudah boleh disimpan atau

masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah suatu surat sudah boleh
disimpan atau belum, Anda dapat melihat keberadaan tanda-tanda perintah

penyimpanan (release mark), seperti tanda “File”, “Simpan”, Dep”
(Deponeren=Simpan) pada surat.

3. Mengindeks Surat/Berkas

Jika ada surat masuk, hal yang diindeks adalah nama pengirim surat tersebut. Jika
mengirimkan surat (surat Keluar), hal yang di indeks adalah nama tujuan.

10

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X