Page 23 - E-Modul

7. Menyimpan Lembar Pinjam Asrip arsip (lembar 3) pada Tickler File

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip
terhadap arsip-arsip yang akan dipinjam.

2. SISTEM SUBJEK (SUBJECTICAL FILLING SYSTEM)

a. Pengertian Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem

penyimpanan dan penemuan kembali

asip yan disusun berdasarkan
pengelompokkan nama masalah atau

subjek pada isi surat. Isi dokumen atau
surat disebut perihal, pokok masalah,

permasalahan, pokok surat, atau
subjek.
Gambar 7.7 Arsip Sistem Subjek
Sumber : sarjanaekonomi.co.id Pengelompokkan arsip pribadi

juga dapat menerapkan sistem subjek. Contohnya, dalam rumah tangga, terdapat arsip
mengenai telepon dan listrik, surat kepemilikan rumah, ijazah, akta kelahiran, serta

perincian biaya belanja dapur. Arsip-arsip tersebut dapat disimpan sesuai dengan

subjeknya. Arsip-arsip mengenai telepon, misalnya arsip pemasangan telepon, rekening
telepon, atau edaran dari PT Telkom disimpan dalam satu map dan diberi judul TELEPON.

Keuntungan sistem subjek di antaranya sebagai berikut.
a. Mudah mencari keterangan apabila hanya subjeknya saja yang diketahui.

b. Dapat diperluas secara tidak terbatas.
Kerugian sistem arsip berdasarkan subjek di antaranya sebagai berikut.

a. Sukar melakukan klasifikasi.

b. Mungkin kurang cocok untuk beberapa jenis surat.
c. Mungkin diperlukan suatu indeks.

b. Daftar Klasifikasi Subjek

Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi mengenai pengelompokkan arsip

berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan

13

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X