Page 14 - E-Modul

berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Menurut Wursanto (2004) Filling atau
penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh dokumen atau warkat dalam suatu tempat

penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,

sehingga penambahan dokumen tersebut dapat dikendalikan.

B. MANFAAT SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Sistem penyimpana arsip memiliki beberapa manfaat, yakni sebagai berikut.
1. Arsip dapat tertata dengan rapi

2. Ruang kerja lebih rapi, dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan.

3. Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara.

4. Mudah dalam perawatan.
5. Mudah mencari sewaktu-waktu dibutuhkan.

6. Mudah dalam penyusutannya, karena dapat diketahui mana arsip yang memang

sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.

C. MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN

Ada beberapa sistem penyimpanan surat/arsip yang banyak digunakan di kantor, baik
pemerintah maupun swasta, yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical filling system)

2. Sistem Subjek (Subjectical filling system)
3. Sistem Tanggal (Chronological filling system)

4. Sistem Wilayah (Geographical filling system), dan
5. Sistem Nomor (Numerical filling system)

Selain kelima sistem tersebut, terdapat beberapa organisasi atau instansi yang
menerapkan sistem kombinasi. Contohnya, sistem subjek dipadu dengan sistem abjad,

sistem abjad dipadu dengan sistem tanggal, dan sebagainya.

Kelima sistem penyimpanan tersebut memiliki ciri dan karakteristik masing-
masing yang berbeda antara satu dan yang lainnya. Hal ini akan dijelaskan lebih lanjut
untuk setiap sistem penyimpanan tersebut.

4

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X