Page 35 - E-Modul

laci memuat sekitar 150 folder. Dengan demikian, kurang lebih dibutuhkan

10 guide dalam setiap laci.
(3) Hanging folder

Satu laci memerlukan sebanyak 150 hanging folder berarti diperlukan sekitar

450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.
(4) Kartu indeks

Kartu indeks dibuat sebanyak sejumlah nama koresponden dari arsip yang
disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari lima, kode

surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor. Namun, jika belum

mencapai lima, surat tersebut diberi kode C.
(5) Buku nomor

Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

c) Perosedur Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Seri

Mempersiapkan Memeriksa Mengindeks
Peralatan Surat/Berkas Surat/Berkas

Menempatkan Menyortir Mengkode
Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas

1. Mempersipkan Peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip

yang menggunakan filing sistem Nomor Seri

2. Memeriksa Surat/Berkas, Kegiatan memriksa berkas dilakukan dengan
memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan.

3. Mengindeks Surat/Berkas
Untuk mengindeks, tentukan nama koresponden surat atau arsip yang

akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Selanjutnya,
lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex. Jika kartu indeksnya belum

25

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X