Page 2 - خطوات كتابة المذكرة (1)
P. 2
ب
سمباللهبالرحمنبالرحيبم
كيفية كتابة خطاب :
يتكون الخطاب الرسمي من أجزاء أساسية ،تتكون من رأس الخطاب أو الترويسة ،والعنوان الداخلي،
والاستهلال ،ومتن الخطاب ،والخاتمة ،والتوقيع ،وهناك قواعد يجب الإلتزام بها عند كتابة هذه الأنواع
من الخطابات ،منها كتابة التاريخ ،وكتابة الاسم ،وكتابة الوظيفة للمخاطب ،وكتابة اسم الجهة التي يمثلها،
ووكذلك كتابة التحية في البداية ،والخلاصة للموضوع ،وتفاصيل الموضوع ،والتحية في الخاتمة ،وأي ًضا
اسم المرسل ،وتوقيعه ،وعنوانه ،ولكتابة خطاب هناك أمور يجب مراعاتها ،منها :يجب بدايةً تحديد أو
معرفة نوعية الخطاب المر َسل إن كان رسمياً أو لا ،والخطاب الرسمي هو الذي ي ُر َسل إلى جهة حكومية
محددة ،أو إلى مدير معين،
أو إلى جهة أكاديمية ،أو إلى أي شخص ي ُرتبط به بعلاقة مهنية ،في حين يكون الخطاب غير رسمي إن
أ ُر ِسل إلى المدير الحالي ،أو إلى واحد من الزملاء في العمل الذين لا يرتبط معهم ال ُمر ِسل بعلاقة اجتماعية
مهما كانت ،أو إلى شخص غير معروف بالنسبة لل ُمرسل بالشكل الأمثل .يجب تحديد الوسيلة التي سترسل
الخطاب بها ،ففي الخطاب الرسمي من الأفضل أن ي ُرسل بالبريد العادي ،أ ّما إن كان الخطاب مستعجل ًا،
ففي هذه الحالة ،أو في حالات أخرى محددة ،من الممكن إرساله عن طريق البريد الإلكتروني .استخدام
ترويسة رسمية مناسبة للخطاب ،فلو كان المرسل مثلاً شركة تجارية،
فإن الخطاب ير ّوس بالصيغة الرسمية ،كما من الممكن تصميم الترويسة بصورة جيدة ،واحترافية عن
طريق استخدام البرامج الحاسوبية المختلفة ،أما إن كان القيام بذلك صعباً ،فبالإمكان الاكتفاء بذكر العنوان
في الأعلى ،مع ضرورة أن ي ُراعى ترتيب تفاصيل العنوان؛ إذ يبدأ العنوان بذكر اسم الشارع،
ثم اسم المدينة ،ثم الرمز البريدي ،بحيث ي ُكتب ك ل في سط ر على حدة .بعد كتابة العنوان ي ُكتب التاريخ
تحته بمسافة مناسبة ،أ ّما إن اضطر المرسل إلى أن يرسله بالبريد الإلكتروني ،فلا يوجد داع لكتابة
التاريخ ،لأنه سيضاف تلقائياً.
كتابة اسم الجهة أو الشخص المرسل إليه ،مع ذكر اللقب ،فتضاف الألقاب العلمية قبل الاسم للذين
يحملون الدرجات العلمية العليا والعملية مثل لقب المهندس ،والدكتور ،والخبير ،والمحاسب ،والمستشار،
وغيرها،
2
