Page 4 - خطوات كتابة المذكرة (1)
P. 4
يجب قبل البدء بكتابة الخطاب معرفة ما إذا كان الخطاب يحمل الطابع الترفيهي ،أو الإقناعي ،أو الإعلامي،
وبناء الخطاب عليه.
شروط كتاب خطاب :
• الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
• المصداقية في كتابة المعلومات في الخطاب.
• البعد عن المحسنات الشعرية البديعة ،والألفاظ الأدبية ،والصور ،والالتزام بالموضوعية.
• الإيجاز في المعنى بصورة غير مخلة ،وهي واحدة من أهم صفات الكتابة الوظيفية.
الأسلوب التقريري المقنع ،والبعد عن العواطف الشخصية.
وعندما يصل رد على أحد الخطابات السابقة ،فإنه يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه ،ورقمه،
وموضوعه.
• مراعاة تسلسل الأفكار وتقسيمها ،والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
• عندما يصل رد على إحدى الرسائل التي تحتوي على عدد من الأفكار ،يجب أن يتضمن الرد على
جميع النقاط بالترتيب ،حسب ورودها في الخطاب الأصلي.
أهمية كتابة الرسائل:
• تعتبر الرسائل أهم وسائل نقل المعلومات والأفكار والحلول في الأعمال المكتبية.
• الرسالة شكل توثيقي مهم في الأعمال الرسمية الحكومية ،وفي الأعمال التجارية.
• لا يمكن تصور نجاح الموظف والسكرتير اليوم دون إتقانه مهارات الكتابة وإلمامه بالحاسب الآلي .
• تعتبر الرسالة وثيقة إدارية ووسيلة لنقل المعلومات من مستوى إداري إلى مستوى إداري آخر.
• تعرض الرسالة فكرة الإدارة أو القسم نحو مشكلة أو موضوع ما ،وتقديم مقترحات تؤدي إلى حلول
للمشكلة.
• الرسالة الجيدة تولد تأثير اً كبير اً على قارئها ،وهي مرآة لكاتبها أو للجهة التي تمثلها.
4
