Page 26 - KIT PANDUAN PENGURUSAN EMOLUMEN

1.6 BORANG PERUBAHAN GAJI

1.6.1 Borang Perubahan Gaji (Kew.320 Pin.1/2019) perlu disediakan oleh PTJ bagi
mewujud, meminda atau membatal maklumat peribadi, gaji dan potongan
(tidak melibatkan pengemaskinian secara automatik) di dalam Modul HCM
berdasarkan dokumen sokongan berkaitan.

1.6.2 Borang Perubahan Gaji (Kew.320) adalah rekod utama dalam proses pengurusan
bayaran gaji pegawai awam.

1.6.3 Rekod ini digunakan untuk membantu dan memudahkan PTJ menyediakan
maklumat sebelum proses kunci masuk di transaksi PA30/ PA40 dalam Modul
HCM bagi memastikan maklumat yang dikunci masuk adalah tepat dan betul.

1.6.4 Selaras dengan AP147 (a), tiada pindaan atau pemadaman angka boleh dibuat ke
atas Borang Perubahan Gaji (Kew.320). Sekiranya terdapat pindaan dan
pemadaman di Borang Perubahan Gaji (Kew.320) yang telah disahkan,
pembayaran tersebut hendaklah ditolak.

1.6.5 Maklumat dalam Borang Perubahan Gaji (Kew.320) perlu diisi dengan lengkap
berdasarkan maklumat dalam Kew.8 dan dokumen sokongan yang lengkap. Sila
pastikan tandangan penyedia, penyemak dan pengesah dilengkapkan.

1.6.6 Penyedia, penyemak dan pengesah perlu memastikan:

i. Maklumat yang dikunci masuk dalam Modul HCM adalah tepat dan betul;
ii. Pengiraan dan amaun bayaran adalah tepat dan betul;
iii. Tarikh mula dan tarikh akhir bayaran adalah tepat dan betul; dan
iv. Ruangan ‘Disediakan/ Disemak/ Disahkan oleh’ PTJ dilengkapkan.

1.6.7 Borang Perubahan Gaji hendaklah ditandatangan oleh pegawai dengan
tanggungjawab berikut:

PEGAWAI TANGGUNGJAWAB
Penyedia Borang Menyedia dan memastikan maklumat yang
Perubahan dilengkapkan adalah tepat dan betul
Pegawai Penyemak Menyemak dan mengesahkan maklumat yang
dilengkapkan oleh Penyedia adalah tepat dan betul
Pegawai Pengesah Menyemak dan mengesahkan maklumat yang dikunci
masuk oleh Penyedia berdasarkan maklumat di
Borang Perubahan Gaji (Kew.320-Pin.1/2019) di
Modul HCM adalah tepat dan betul. Semakan juga
dibuat bersama Senarai Laporan Edit

25