Page 74 - KIT PANDUAN PENGURUSAN EMOLUMEN

6. EMOLUMEN TERLEBIH BAYAR

6.1 Sekiranya Unit Kewangan PTJ tidak mendapat pemakluman dari unit/ seksyen yang
berkaitan berhubung ketidakhadiran pegawai tanpa kebenaran/ bersara/ letak jawatan/
tamat kontrak sedangkan bayaran gaji telah dibuat, ia akan menyebabkan terjadinya
emolumen terlebih bayar.

6.2 Isu pembayaran gaji dibuat kepada pegawai yang tidak layak boleh mengakibatkan
kerugian yang besar kerana ia akan menggunakan peruntukan sedia ada kementerian
disamping proses untuk mendapatkan semula amat sukar apabila melibatkan pegawai
yang tidak dapat dihubungi/ tidak memberikan kerjasama.

6.3 Terdapat dua (2) langkah yang perlu diambil tindakan oleh Unit Kewangan PTJ, iaitu:

i. PTJ hendaklah membuat kutipan emolumen terlebih bayar tersebut sama ada
melalui bayaran penuh atau bayaran secara ansuran.
ii. PTJ perlu bertanggungjawab untuk merekod Emolumen Terlebih Bayar sebagai
Akaun Belum Terima (ABT) dalam daftar yang telah ditetapkan dan menyusul status
ABT tersebut. PTJ hendaklah memastikan rekod ABT diselenggara dengan baik
selaras dengan SPANM Tatacara Pengurusan Terimaan yang berkuat kuasa. ABT
bagi emolumen terlebih bayar hendaklah direkodkan dalam kategori ABT Hutang-
hutang Lain. Surat tuntutan dan surat peringatan perlu dikeluarkan dan
didokumenkan seperti contoh berikut:

BIL. JENIS SURAT TEMPOH CATATAN
1. Surat Tuntutan/ Invois Serta-merta
2. Surat Peringatan Pertama 30 hari dari tarikh
(SP 1) surat tuntutan/ invois
3. Surat Peringatan Kedua 14 hari dari tarikh SP 1
(SP 2) Salinan kepada
4. Surat Peringatan Terakhir 14 hari dari tarikh SP 2 pihak yang
(SP 3) berkaitan
5. Rujuk Penasihat Undang- Selepas 14 hari dari
Undang Kementerian/ tarikh SP 3
Jabatan

73