Page 18 - Modul Ajar_Rita Oktavia_7101421235

B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik

Materi Pengelolaan Kearsipan

1. Pengertian
Kata arsip berasal dari kata ‘archive’, dan istilah ‘archief’ (dari Bahasa Belanda), memiliki arti,
yaitu dokumen yang diciptakan atau merawat, tempat/gedung utnuk menyimpan/merawat

dokumen, dan Lembaga yang akan bertanggungjawab untuk merawat arsip. Maka artinya
arsip adalah dokumen yang dirawat atau disimpan di suatu tempat/Gedung yang akan
dipertanggungjawabkan oleh Lembaga yang merawat atau menyimpan arsip tersebut. Basir
Barthos mengemukakakn bahwa arsip adalah catatan yang tertulis baik yang berbentuk bagan

atau gambar yang berisikan keterangan-keterangan tentang suatu pokok soal atau subjek
maupun peristiwa yang dibuat sengaja juga untuk membantu seseorang dalam menginggat
catatan tersebut.
Wursanto berpendapat bahwa pengelolaan kearsipan adalah suatu kegiatan yang berhubungan

dengan menerima, menyimpan, mengirim, mencatat, menyingkirkan atau penyusutan, dan
pemusnahan suatu warkat.

2. Manfaat Arsip
Arsip pada suatu kantor berperan sangat penting, sehingga memerlukan perhatian khusus,

karena arsip memiliki peran dapat mendukung seluruh orang dalam kantor dalam
menyelesaikan pekerjaan mereka.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono berpendapat bahwa arsip memiliki beberapa kegunaan,

seperti:
a. Arsip menjadi sumber ingatan
Sewaktu-waktu pastinya akan membutuhkan arsip, arsip yang disimpan dapat menjadi bank
data yang ketika diperlukan dapat menjadi sumber informasi.
b. Arsip sebagai alat pengambil keputusan

Pekerjaan manajemen dalam proses pengambilan keputusan memerlukan banyak bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan berupadata-data dan informasi-informasi. Data dan
informasi yang digunakan bisa berup afisik maupun tidak fisik.

c. Arsip menjadi bukti kelegalitasan
Arsip yang dimiliki dan disimpan oleh organisasi dapat menjadi pendukung legalitas atau bukti
memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti ketika diperlukan.

15