Page 18 - Rita Oktavia_7101421235_Modul Ajar

B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik

Materi Pengelolaan Kearsipan

1. Pengertian
Kata arsip berasal dari kata ‘archive’, dan istilah ‘archief’ (dari Bahasa Belanda),
memiliki arti, yaitu dokumen yang diciptakan atau merawat, tempat/gedung utnuk

menyimpan/merawat dokumen, dan Lembaga yang akan bertanggungjawab untuk
merawat arsip. Maka artinya arsip adalah dokumen yang dirawat atau disimpan di suatu
tempat/Gedung yang akan dipertanggungjawabkan oleh Lembaga yang merawat atau
menyimpan arsip tersebut. Basir Barthos mengemukakakn bahwa arsip adalah catatan

yang tertulis baik yang berbentuk bagan atau gambar yang berisikan keterangan-
keterangan tentang suatu pokok soal atau subjek maupun peristiwa yang dibuat
sengaja juga untuk membantu seseorang dalam menginggat catatan tersebut.
Wursanto berpendapat bahwa pengelolaan kearsipan adalah suatu kegiatan yang

berhubungan dengan menerima, menyimpan, mengirim, mencatat, menyingkirkan atau
penyusutan, dan pemusnahan suatu warkat.

2. Manfaat Arsip
Arsip pada suatu kantor berperan sangat penting, sehingga memerlukan perhatian

khusus, karena arsip memiliki peran dapat mendukung seluruh orang dalam kantor
dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono berpendapat bahwa arsip memiliki beberapa

kegunaan, seperti:
a. Arsip menjadi sumber ingatan
Sewaktu-waktu pastinya akan membutuhkan arsip, arsip yang disimpan dapat menjadi
bank data yang ketika diperlukan dapat menjadi sumber informasi.
b. Arsip sebagai alat pengambil keputusan

Pekerjaan manajemen dalam proses pengambilan keputusan memerlukan banyak bahan
pertimbangan dalam mengambil keputusan berupadata-data dan informasi-informasi.
Data dan informasi yang digunakan bisa berup afisik maupun tidak fisik.

c. Arsip menjadi bukti kelegalitasan
Arsip yang dimiliki dan disimpan oleh organisasi dapat menjadi pendukung legalitas
atau bukti memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti ketika
diperlukan.

15