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Communication

Comme indiqué précédemment j’ai créé plusieurs fiche processus afin d’aider en grande majorité le pôle communication

de la CAPEB. Ce procédé est utilisé depuis très longtemps à la CAPEB afin de se souvenir de toutes les procédures pour

mettre un article sur le site par exemple ou créer un nouvel utilisateur sur l’application. Elles servent aussi à former de

nouvelles recrues quand cela est nécessaire. Par exemple, lorsque je suis arrivée à la CAPEB en tant que stagiaire, le

classeur des fiches processus m’a permis de m’habituer à plusieurs tâches que j’ai fréquemment faites.

En tant que stagiaire utilisant de nombreux logiciels, sites web et outils différents je ne pouvais pas seulement créer les documents

dans mon coin et les donner tel quel. Par exemple la suite adobe n’était pas du tout utilisée avant mon arrivée, alors créer des

fichiers simples à modifier ne suffisait pas car les membres de la CAPEB n’ont même pas les connaissances de bases pour utiliser

ces logiciels. Cela me permettait pourtant de faire des créations de meilleures qualité. J’ai donc créer de nombreux processus

permettant d’utiliser mes fichiers sans grandes difficultés.

Ces processus sont des documents qui décrivent étape par

étape la façon de procéder pour modifier des documents ou

utiliser des outils. Ces étapes sont souvent accompagnées

d’images pour permettre à l’utilisateur de mieux comprendre

ce qui est demandé quand cela ne paraît pas clair.

Pour rédiger au mieux ces processus je les rédigeait en même temps que j’utilisais les outils. Une fois prêt la chargée de

communication les utilsait pour vérifier qu’il ne manquait rien, que tout était compréhensible et qu’elle arrivait bien au résultat

attendu sans mon aide.

Par exemple nous avons créer les vidéos Trombini. Cela était quelque-chose que je n’avais jamais fait avant d’arriver à la CAPEB,

j’ai donc fait une vidéo pour apprendre puis j’ai créer mon processus à la seconde vidéo que j’ai montée. Lorsque nous avons

vérifier le processus avec Virginie j’ai trouver des façons de faire parfois plus rapide ou plus intuitives que celles que j’avais

écrites sur la fiche. Nous avons également repéré quelques étapes mal rédigées ou pas assez précises. Lorsque toutes ces choses

étaient prise en compte j’ai pu modifier ma fiche afin qu’elle puisse être retestée et validée pour être mise dans le classeur des

fiches processus.

Les vidéos des collaborateurs de la CAPEB auront toutes été montées mais Virginie souhaite en faire pour les élus. Elle pourra

donc réutiliser ces fiches pour monter les vidéos sans mon aide.

J’ai donc créer des processus pour les collaborateurs de la CAPEB pour créer les vidéos Trombini, utiliser mes supports de Cafés

Juridique, sous-titrer les vidéos grâce à Capté, crér des formulaires modifiables du Acrobat Pro ou encore utiliser Google Font.

Le principe est le même pour les adhérents de l’association. J’ai créer pour eux une fiche process qui permet d’utilisr les décors

de photos de profil Facebook que j’ai créé. Grâce à ce processus envoyé à de nombreux adhérent ils ont pu ajouter les décors très

simplement.

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