Page 40 - ITReseller_wrzesien-2015

» DRUKOWANIE
Drukowanie z głową, czyli zarządzanie drukiem
Mieczysław T. Starkowski
Od dawna mówi się o biurze bez papieru. Jednak nasza świadomość nie nadąża za rozwojem techniki. Wielu ludzi czuje się lepiej, mając dokumenty w tradycyjnych segregatorach. Dlatego na razie, paradoksalnie, jest ich coraz więcej. Ale producenci wciąż nas zaskakują nowymi rozwiązaniami. Zmiany są już widoczne.
Drukowanie, kopiowanie i skano- jedną markę urządzeń oraz uczciwie do-
wanie realizowane w biurach to pozornie nieskomplikowa- ne czynności, których wpływ
na codzienne funkcjonowanie kluczo- wych procesów firmy oraz koszty jest często niedoceniany przez kadrę za- rządzającą. Tymczasem dostawca roz- wiązań optymalizujących te procesy
radza, co warto pozostawić.
Ostatecznie projekt powinien objąć co najmniej cztery obszary: sprzęt, serwis, finansowanie, rozwiązania uzupełniają- ce (oprogramowanie). Dostawca pro- ponuje optymalną liczbę urządzeń, ich rozmieszczenie, funkcjonalność (w tym wydajność), dba o wprowadzenie odpo-
40 iT Reseller
nr 13–14 (271–272) • wrzesień 2015
jest w stanie zapewnić wiele uspraw- nień (i korzyści), które przekładają się na zwiększenie efektywności tych pro- cesów oraz optymalizują koszty.
Zrozumienie potrzeb klientów
– Jednym z wyznaczników poziomu dobrej usługi zarządzania drukiem jest zrozumienie potrzeb klienta i dostoso- wanie rozwiązania do wymogów kon- kretnej organizacji – przypomina Maciej Amanowicz, XPPS Business Develop- ment Manager w firmie Xerox Polska. – Nie ma systemów uniwersalnych, rów- nie skutecznych dla każdego. Oznacza to, że firma zainteresowana optymal- nym narzędziem powinna blisko współ- pracować ze swoim dostawcą i umoż- liwić mu poznanie nie tylko swojego środowiska wydruku, ale również pro- cesów wewnętrznych. Następnie nale- ży określić założenia projektu. Dostawca rozwiązania przedstawia obszary, w któ- rych możliwe są największe oszczędno- ści oraz usprawnienia i projektuje jedno lub kilka rozwiązań. Przy czym nie cho- dzi wyłącznie o założenia techniczne, takie jak wydajność czy rozmieszczenie urządzeń, ale również o tak zwaną po- litykę drukowania, której większość firm nie posiada.
Polityka drukowania jest zestawem za- łożeń określającym między innymi do- stępność poszczególnych funkcji dla różnych grup użytkowników lub nawet pojedynczych osób, domyślne usta- wienia sterowników pozwalające na oszczędność papieru dzięki wydruko- wi dwustronnemu lub eliminację zbęd- nych kosztownych wydruków koloro- wych. Stworzenie takiej polityki, dosto- sowanej do potrzeb danej firmy, oraz za- rządzanie zmianami w cyklu życia pro- jektu jest zawsze dużym wyzwaniem, podkreśla Maciej Amanowicz. Warto w tym obszarze polegać na doświad- czeniu renomowanego dostawcy. Opty- malizacja środowiska wydruku nie musi polegać na całkowitej wymianie posia- danego sprzętu. Profesjonalny dostawca obejmuje umową usługową więcej niż
wiedniego modelu ciągłości pracy urzą- dzeń, uwzględniającego na ogół kwestie SLA, czyli czasu i sposobu dostawy ma- teriałów eksploatacyjnych oraz czasu na- prawy. Powinien także zapewnić model finansowania dostosowany do potrzeb klienta. Chodzi zarówno o finansowanie urządzeń, jak i rozliczanie usługi serwi- sowej zawierającej wszystkie materiały eksploatacyjne. Warto wspomnieć o do- datkowych rozwiązaniach, do których zalicza się zdalne monitorowanie urzą- dzeń drukujących i wykrywanie usterek, proaktywną dostawę materiałów eks- ploatacyjnych czy zdalne pobieranie sta- nów liczników do rozliczenia. Możliwe jest między innymi wprowadzenie syste- mów autoryzacji użytkowników, zlicza- nie wydruków z przypisaniem do cen- trów kosztowych, funkcje wydruku po- dążającego (wydruk na dowolnym urzą- dzeniu w sieci firmowej) oraz wydruk z urządzeń mobilnych. Dobór konkret- nych rozwiązań odbywa się zawsze przy uwzględnieniu specyficznych procesów wewnętrznych klienta.
– Małe i średnie przedsiębiorstwa mają dziś dostęp do takich samych rozwiązań jak korporacje – uważa Maciej Amano- wicz. – Chociaż w praktyce rozwiązania dobierane dla mniejszych firm rzadko są tak złożone. W przypadku naszej fir- my zaawansowane rozwiązania zarzą- dzania środowiskiem wydruku dla MŚP są dostarczane przez wyselekcjonowa- nych autoryzowanych partnerów, któ- rzy działają w ramach programu XPPS (Xerox Partner Print Services). Dzięki ta- kiemu podejściu klienci mogą korzystać z globalnych doświadczeń Xeroksa, wią- żąc się umową z lokalnym, często do- brze sobie znanym dostawcą.
Raporty i analizy
Rozwiązaniem do zarządzania dru- kiem, które oferuje firma Brother, jest system B-guard, ułatwiający admini- stratorom monitorowanie wszystkich procesów związanych z drukiem w fir- mie oraz kontrolowanie jego kosztów. Oprogramowanie umożliwia między