Page 50 - ITReseller_5-6_2015

6 sposobów
na tanie drukowanie
Marcin Złoch
Urzędy są utożsamiane ze stosami papierowych dokumentów. Nikt nie oczekuje, że urządzenia drukujące w mgnieniu oka znikną z instytucji, niemniej warto pomyśleć o racjonalnym gospodarowaniu drukiem.
Drukowanie dokumentów pochłania znaczne fundusze. Nic dziwnego, że ta sfera stała się przysłowiowym oczkiem w głowie producen- tów maszyn biurowych. Firmy walczą ze so-
bą nie tylko na wyśrubowane parametry techniczne, ale także technologie i rozwiązania mające obniżyć koszty. Dlatego użytkownicy, którym naprawdę zale- ży na oszczędnym drukowaniu, mają duże pole ma-
1newru.
1. Sprawdź wskaźnik TCO
Dokument można wydrukować na drukarce lub urzą- dzeniu wielofunkcyjnym (MFP) wykorzystujących atrament, żel czy laser. W przypadku planowania nie- wielkiej liczby wydruków, np. kilkudziesięciu miesięcz- nie, przy założeniu, że użytkownik będzie drukował ra- czej zdjęcia niż dokumenty, lepszym wyborem będzie drukarka atramentowa. Z kolei drukarki laserowe są bardziej optymalnym wyborem podczas drukowania pim, dokumentów różnego typu, gdy potrzebna jest większa wydajność i liczba wydruków. O faktycznych kosztach eksploatacji urządzenia wiele mówi wskaźnik TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt posiadania. W przypadku drukarek najlepszym od- zwierciedleniem tej wartości jest koszt wydruku poje- dynczej strony, uwzględniający zarówno cenę zakupu, jak i koszt materiałów eksploatacyjnych. Wskaźnik ten w przypadku najtańszych urządzeń jest wysoki i zwy- kle przekracza 20 gr za wydruk A4, tymczasem wybór droższego w zakupie, ale oszczędnego urządzenia po- zwala zmniejszyć koszt wydruku pojedynczej strony nawet do poziomu ok. 3 gr za wydruk. Użytkowanie urządzeń oznacza opłaty za materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy. Nie można też zapo- mnieć o pracy administratorów obsługujących maszy- ny. W dużej instytucji zajmowanie się sprzętem może być pracochłonne. Ważny jest też pobór energii – nie tylko zużywanej na druk, ale i podczas czuwania urzą- dzeń lub wybudzenia ich z czuwania.
2. Określ przeznaczenie urządzenia
Wbrew pozorom wybór drukarki nie jest łatwym za- daniem. Czasem sprzęt o niskiej wydajności (tani w zakupie, drogi w użyciu) jest eksploatowany nad- miernie, a wysokowydajny bywa niedociążony. Przed zakupem trzeba zadać kilka podstawowych pytań. Do czego ma służyć urządzenie? Czy potrzebuje- my tylko drukarki, czy również kserokopiarki i skane- 3ra z możliwością przesyłania zeskanowanych doku- mentów w określone miejsca?
3. Nie nadużywaj koloru
Druk w kolorze czy czarno-biały – to kolejny element wyboru. W zdecydowanej większości przypadków drukujemy tylko czarny tekst na białym tle. Decydu- jąc się na urządzenie monochromatyczne, zapłacimy mniej niż za w kolorową la serówkę, niższe bę- dą również koszty eksploatacji drukarki. Ale... wy- druk analizy z kolorowymi wykresami wygląda zde- cydowanie lepiej niż w smutnej szarości. Nowocze- sne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają drukować papier listowy z firmowym logo, naklejki, wizytówki, banery, ulotki i broszury – ale trzeba wów- czas zdecydować się na urządzenie drukujące w ko- lorze.
Można je rozbudować o dodatkowe elementy, np. au- tomatyczne podajniki, finiszery do sortowania prac lub zszywacze. Skutecznym sposobem na ogranicze- nie kosztów jest też wykorzystanie trybu oszczędza- nia tonera oraz modułu druku dwustronnego. Waż- nym parametrem jest dopuszczalne obciążenie, okre- ślające liczbę stron, jakie można wydrukować na danej maszynie w ciągu miesiąca. Przekroczenie tej wartości
4może skutkować uszkodzeniem urządzenia.
4. Przeprowadź audyt druku
Duże instytucje często mają zróżnicowany park urządzeń drukujących i kopiujących różnych pro- ducentów i w rozmaitym wieku. Ta różnorodność
50 iT Reseller • Cyfrowa Polska
nr 5-6 (263-264) • kwiecień 2015
» CYFROWA POLSKA