Page 52 - ITReseller_5-6_2015

90
procent wszystkich przedsiębiorstw nie śledzi kosztów druku.
powoduje, że trudno zachować pełną kontrolę nad kosztami. W takiej sytuacji pomocny okaże się au- dyt druku. Proces może być przeprowadzony na kil- ku poziomach. Najprostszy polega na zebraniu in- formacji o maszynach – ich obciążeniu, stanie tech- nicznym, zużywanych materiałach eksploatacyj- nych i energii. Podczas bardziej szczegółowych ba- dań określa się m.in. specyfikę prac, do których wy- korzystywanesąurządzenia,copozwalastwierdzić, czy maszyna jest wykorzystywana do odpowiedniej pracy. Badanie wykazuje też, kto i jak używa ma- szyn, czyli ile i za ile drukują poszczególni pracow- nicy. Odpowiednio przeprowadzony audyt powi- nien się kończyć nie tylko wskazaniami, jak zmniej-
5szyć koszty druku, ale też jak usprawnić organizację pracy biura.
5. Stosuj narzędzia do zarządzania drukiem
Kolejnym sposobem na ograniczenie kosztów są systemy zarządzania drukiem, które instaluje się w zależności od potrzeb firmy po przeprowadzo- nym audycie. Mowa tu o zaawansowanym oprogra- mowaniu, które umożliwia kontrolę urządzeń, zdal- ne administrowanie nimi, dokładne rozliczanie kosz- tów związanych z produkcją dokumentów na użyt- kownika, departamenty, działy czy projekty. Systemy pozwalają również na określenie obiegu dokumen- tów oraz wpływają na podwyższenie bezpieczeń- stwa przy ich przetwarzaniu, np. wydruk bezpiecz- ny. W skład systemów druku wchodzą rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie pouf-
ności danych. Polega to na tym, że maszyna obsłu- gująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy podejdzie do niej i uwierzytelni się pracownik zlecający zadanie. To ma wpływ również na obniżenie kosztów. Koniecz- ność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na dru- karki dokumentach. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej ko- pii przed jej wydrukowaniem.
6
6. Stosuj alternatywne materiały, ale z rozwagą
Wybór rodzaju i typu urządzenia drukującego zdecy-
duje o przyszłych kosztach druku. Jedną z najpopular- niejszych metod oszczędzania w przypadku drukarek jest korzystanie z alternatywnych materiałów eksplo- atacyjnych. Faktem jest, że zamienniki oryginalnych atramentów i tonerów są tańsze od materiałów ofe- rowanych przez producentów drukarek, ale ich użycie wymaga pewnej ostrożności. Odrębna kwestia to wy- dajność zamienników. Kupując alternatywne materia- ły eksploatacyjne, zawsze należy zwrócić uwagę, czy oferowana wydajność nie jest niższa od tej w przy- padku oryginalnych tuszów i tonerów. Z używaniem alternatywnych materiałów wiąże się jeszcze jedna kwestia – ewentualne kłopoty z egzekwowaniem na- praw gwarancyjnych. W umowie gwarancyjnej należy sprawdzić, czy producent nie zastrzegł wykonania na- prawy gwarancyjnej od tego, czy były używane wy- łącznie oryginalne materiały eksploatacyjne. w
3pytania do... ...PIOTRA NIEDŹWIEDZIA
kosztwydruku.pl
Co zrobić, aby szybko i łatwo ograniczyć koszty druku w instytucjach?
Projekt kosztwydruku.pl został stworzony na podsta- wie wieloletniego doświadczenia zespołu ludzi w pro- wadzeniu procesów optymalizacji wolumenu i kosz- tów wydruków oraz kopii w instytucjach państwowych. Prowadzone procesy optymalizacyjne pokazały, że po- przez systematyczne, ewolucyjne działania można by- ło obniżyć łączne koszty utrzymania systemów druko- wania nawet o 30 proc. Podstawowy problemem insty- tucji w prowadzeniu procesów optymalizacji kosztów był – i jest – brak wiedzy o generowanym wolumenie i ponoszonych kosztach. Kluczem do przeprowadzenia optymalizacji kosztów wydruków i kopii jest uzyskanie łatwego i taniego dostępu do narzędzia monitorowania i kontroli parku maszynowego, jest kluczem do przepro- wadzenia optymalizacji kosztów wydruków i kopii.
Czy urzędnicy powinni drukować w ko- lorze?
Cena wydruku monochromatycznego w systemie płat- ności za wydruk kształtuje się na poziomie 3–4 groszy, natomiast wydruku kolorowego na poziomie 16–20 groszy, czyli 4–5 razy więcej niż wydruku monochro- matycznego. Dlatego zanim udostępni się użytkowni- kom możliwość tego typu wydruków, trzeba w sposób przemyślany ograniczyć dostęp do takiej„rozpusty”.
Czy opłaca się stosować alternatywne materiały eksploatacyjne?
Materiały kompatybilne na dobre zadomowiły się na rynku, przyczyniając się do spadku kosztów wydruków i kopii. Ale dotyczy to tylko szczęśliwców, którzy kupi- li tani, a jednocześnie dobry jakościowo materiał eks- ploatacyjny. Spełnia on określone parametry wydajno-
ściowe oraz nie wpływa negatywnie na pracę urządze- nia. Niestety często się zdarza, że materiały kompaty- bilne nie zapewniają odpowiedniej jakości wydruku, a w skrajnych wypadkach uszkadzają urządzenie. Dlate- go proponujemy inne rozwiązanie – systemy kontraktu serwisowego, czyli systemy płatności za wydruk, odsu- wają od nas problem zakupu materiału eksploatacyjne- go, za który„odpowiedzialność”bierze firma świadcząca taką usługę, gwarantując przy tym odpowiednią jakość wydruku. w
52
iT Reseller • Cyfrowa Polska
nr 5-6 (263-264) • kwiecień 2015
» CYFROWA POLSKA