Page 2 - MANUAL DE FUNCIONES CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES HOJA 1

I. IDENTIFICACIÓN
Denominación
del Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVA A quien reporta: ADMINISTRADOR
Nivel: ASISTENCIAL Cargos que le reportan: N/A
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Programar y ejecutar las actividades que se realizan en la administración del Conjunto Residencial Nogales de la Colina, de acuerdo
Mision del cargo
con el reglamento del conjunto, la Ley 675 de PH y las políticas del sistema de gestión de calidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FRECUENCIA
FUNCIONES
O D S Q M
Responder correos propietarios, inmobiliarias, aseguradora, administrador, consejeros, X
1
proveedores.
X
2 Atender solicitudes del personal de aseo
X
3 Responder llamadas de residentes por diferentes requerimientos
Atender a los contratistas con requerimientos, pedidos, informes, solicitudes, contacto con el
4 X
señor administrador.
Atender solicitudes de visitas a los apartamentos por diferentes situaciones o daños que se X
5
presentan las cuales son atendidas por el señor Administrador.
Atender requisiciones del dispositivo de vigilancia, recibo de correspondencia, firma de X
6
minutas.
X
7 Verificar autorizaciones de ingreso a apartamentos, salida de vehículos y demás.
Realizar documentos para residentes, cartas, paz y salvos, certificaciones, descargar recibos de X
8
pago, cuentas de cobro y enviar por correo según solicitud.
Hacer pedido de materiales para obras menores a requisición del personal de mantenimiento
9 X
con previa autorización del administrador.
X
10 Recibir facturas de proveedores, escanear subir al Drive para revisión y contabilización. X

11 Organizar archivo en sus diferentes carpetas. X
Reenviar correos a contabilidad emitidos por los bancos para su respectivo descargue, facturas,
12 X
solicitudes de adelantos, contratos y demás requisiciones que le competen a contabilidad.
Identificar consignaciones que realizan los copropietarios y que no se sabe de que Apto
13 X
corresponden.
14 Atender requerimientos del señor Administrador X

Realizar documentos para residentes: cartas, paz y salvos, certificaciones, recibos de pago,
15 X
cuentas de cobro y luego enviar por correo según solicitud.
Atender correos a contabilidad: remitir información que llega del banco, facturas, solicitudes de
16 X
anticipos, contratos y demás requerimientos.
Dar respuesta a PQRSF de baja complejidad, los de mediana y alta complejidad se envían al
17 X
señor administrador para que él de respuesta.
Descargue de fotos de trabajos realizados a diario por el servicio de mantenimiento y envió al
18 X
administrador.
Atención a los coordinadores de Vigilancia: Recibir reportes de novedades presentadas,
19 X
correspondencia que envia la empresa de vigilancia y encuestas de servicio.
20 Atencion a los residentes por medio del Whatsapp X