Page 3 - MANUAL DE FUNCIONES CARGO AUXILIAR ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES HOJA 2

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
FRECUENCIA
FUNCIONES
O D S Q M
Cuando contabilidad remite cuentas de cobro, se presentan reclamaciones de los propietarios
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las cuales se deben enviar a contabilidad para corregir facturas.
Impresión de documentos contables y luego archivarlos: informes financieros, comprobantes de
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egreso con soportes para pagos según indicacion del administrados y cronograma de pagos.
23 Atención a supervisores de empresa de aseo X

Realizar cartas a residentes por cobro de cartera morosa, de acuerdo a indicaciones del señor
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administrador.
Reenviar los soportes (comprobante) de pago que se le realizan a los proveedores o
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contratistas
Redactar actas de entrega de los trabajos realizados, de acuerdo a indicaciones del señor
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administrador.
Actualizar información de los residentes en Sistema Contable (Daytona) y en la lista de
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propietarios.
28 Revisar Planillas, realizar los reportes para cobro de parqueaderos y enviarlos a contabilidad. X
Realizar llamada a la empresa de ascensores cuando se presentan fallas. (de acuerdo a
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indicaciones del señor administrador)
30 Redactar e imprimir circulares y avisos de mantenimientos para publicar en carteleras. X
Aseguradora: Apoyar brindando documentos que necesite el bróker de la aseguradora por
31 reclamaciones, enviar por correo electronico y seguimientos a los mismos. (de acuerdo a X
indicaciones del señor administrador)
32 Actualizar informe de; consumo de energía, PQRSF y de mantenimientos. X

Hacer pedido de materiales para obras menores a requisición del personal de mantenimiento
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con previa autorización del administrador.
Apoyar en la redacción de boletines, e imprimir y publicar en carteleras de acuerdo a las
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indicaciones dadas por el señor administrador.
Diligenciamiento de contratos y solicitud de documentos necesarios para la firma de los mismos
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(de acuerdo a indicaciones del señor administrador)
Realizar cotizaciones de materiales y elementos solicitados (de acuerdo a indicaciones del
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señor administrador)
Realización de documentos contables y cuentas de cobro para contratistas de acuerdo a
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indicaciones de contabilidad y/o el señor Administrador.
CONVENCIONES: O= Ocasional; D= Diario; S=Semanal; Q= Quincenal; M= Mensual.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. El archivo general de la oficina de Administración se debe mantener al día.
2. Debe solicitar entre los días 25 y 30 de cada mes las planillas de seguridad social a todos los contratistas que cada mes presente sus
servicios al conjunto y luego estas mismas remitirlas a la licenciada de SG-SST.
3. Los pagos a proveedores y/o contratistas que prestan sus servicios al conjunto se debe tener listos en el Drive el 3er día habil de cada mes.
4. La auxiliar administrativa debe seguir las indicaciones e instrucciones dadas por el Administrador quien funciona como su jefe inmediato.
5. No puede dar información a los residentes y/o propietarios del Conjunto si no conoce la información que le están consultando o solicitando.
6. Debe llevar una agenda con las actividades más importantes a realizar cada día.
7. Debe planear y organizar muy bien sus actividades para el logro de los objetivos.
V. ESCOLARIDAD
NO REQUIERE PRIMARIA SECUNDARIA TÉCNICO TECNÓLOGO PROFESIONAL
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En que área? Asistencia Administrativa o contables

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS ESENCIALES
1 Conocer y aplicar las políticas de calidad , seguridad y salud en el trabajo establecidas por el conjunto.
2 Amplió conocimiento de organización y manejo documental.
3 Conocimiento en servicio al cliente.
4 Clasificación y análisis de la documentación.
Conocimientos de las herramientas ofimáticas.
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