Page 45 - E-Modul

kantor cabang di beberapa tempat sehingga pengelompokkan surat dapat dibuat

berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor
cabang yang ad. Perusahaan ekspor impor juga

dapat menggunakan sistem ini karena hubungan

kerja yang meliputi beberapa negara.
Pada penyimpanan sistem wilayah,

pembagian wilayah merupakan dasar
penempatan kode yang akan menjadi dasar

penyimpanan arsip/ untuk surat-surat masuk,

Gambar 7. 21 Penyimpanan arsip sistem wilayah nama wilayah asal surat dijadikan dasar
Sumber : docplayer.info pengelompokkan surat. Sementara itu, untuk

surat keluan, yang dijadikan dasar pengelompokkan surat adalah nama wilayah tujuan
surat.

Penyimpanan arip menggunakan sistem wilayah memiliki beberapa keuntungan dan

juga kekurangan, yaitu
Keuntungan penyimpanan arsip sistem wilayah

a. Apabilah letak wilayah telah diketahui, surat akan mudah dicari.

b. Cocok digunakan untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai cabang-
cabang perwakilan di daerah lain.

Kekurangan penyimpanan arsip menggunakan sistem wilayah

a. Wawasan petugas tentang pengetahuan wilayah harus luas.
b. Terkadangm penulisan alamat didalam surat tidak lengkap sehingga

membuatpetugas kesulitan dalam mengelompokkan dan menyimpan surat.

c. Perlu adanya pemetaan wilayah untuk mengetahui batas-batas wilayah yang
menjadi wewenangnya.

b. Daftar Klasifikasi Wilayah
Sebagaimana penyimpanan sistem penyimpana yang lain, sistem wilayah juga

menggunakan daftar klasifikasi, dalam hal ini daftar klasifikasi wilayah. Untuk

membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan tentang nama wilayah yang ada di

35

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X