Page 43 - E-Modul
P. 43
hingga tiga bulan, jika arsip yang disimpan memiliki jumlah yang cukup
banyak.
2) Guide
Jika satu laci memuat arsip untuk satu
tahun, berarti satu laci memerlukan guide
sejumlah 12. Namun, apabila satu laci
memuat arsip 2-3 bulan, diperlukan guide
sebanyak bulan tersebut. Misalnya, dalam
satu laci disimpan arsip bulan Januari dan
Februari.
Gambar 7.20 Guide sistem tanggal
Sumber : directlyyours.com
3) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyam jumlah hari dalam
satu tahun (365 hari atau 366 hari jikatahun kabisat). Namun, jika laci
digunkan untuk menyimpan arsip dalam 2-3 bulan, hanging folder yang
diperlukan sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
4) Kartu Indeks
Kartu indeks disesuaikan dengan jumlah arsip yang akan disimpan.
d. Prosedur Penyimampanan Arsip Sistem Tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan
sistem sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
Mempersiapkan Memeriksa Mengindeks
Peralatan Surat/Berkas Surat/Berkas
Menempatkan Menyortir Mengkode
Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas
33
E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X
