Page 39 - E-Modul

b) Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Terminal Digit

Berikut ini merupakan tahapan penyimpanan pada sistem nomor terminal digit

Mempersiapkan Memeriksa Mengindeks
Peralatan Surat/Berkas Surat/Berkas

Menempatkan Menyortir Mengkode

Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas

1. Mempersipakan Peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip yang

menggunakan filing sistem Nomor Terminal Digit

2. Memeriksa Surat/Berkas, Kegiatan memriksa berkas dilakukan dengan
memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan.

3. Mengindeks Surat/Berkas
Mengindeks dalam sistem nomor terminal digit adalah membagi nomor arsip

yang berasal dari buku arsip menjadi berapa unit untuk menunjukkan letak atau

posisi surat tersebut disimpan.
Jadi, arsip yang akan disimpan terlebih dahulu di catat atau di input dalam

buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga

sebagai kode surat. Di samping itu, jangan lupa membuat kartu indeks nya.
Kode surat pada kartu indeks tersebut memiliki arti sebagai berikut.

• Unit I : diambil dua angka dari urutan paling akhir, artinya menyatakan
nomor laci dan nomor guide.

• Unit II : satu angka setelah unit ke satu, artinya menyatakan urutan folder

yang tersimpan dalam laci.
• Unit III : semua angka setelah unit 1 dan 2, artinya menyatakan urutan warkat

yang ada dalam folder + 1.
4. Mengkode Surat/Berkas

Menentukan kode surat berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir

yang tersimpan sudah mencapai nomor 1.000, surat selanjutnya bernomor urut
1001 sehingga kode nomor surat tersebut adalah 1001.

29

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X