Page 36 - E-Modul

ada, berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat

kartu indeksnya dan diberi kode C.
Hasil dari melihat kartu indeks akan menghasilkan 3 Kemungkinan,

yaitu sebagai berikut.

• Jika kartu indexnya belum ada, berarti arsip tersebut adalah koresponden
baru sehingga perlu dibuatkan kartu indeks nya dan diberi kode C.

• Jika kartu indeks nya ada dan berkode C, berarti nama tersebut sudah

pernah ada, tetapi jumlahnya masih kurang dari lima dan disimpan pada
map campuran, tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Apabila jumlahnya

lebih dari lima surat, arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan
ditempatkan pada map individu dengan diberi kode nomor dari buku

nomor, kode C pada kartu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.

• Jika kartu indeks nya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih
dari lima. surat dan berada pada individu. Jadi tidak perlu dibuatkan kartu

indeks nya lagi.

Pu

Judul Surat : Alisya Putri
No. surat : 10/AP/XI/2020
Tanggal Surat : 7 November 2020
Hal Surat : Cuti Melahirkan
Kode Surat : 102

4. Mengkode Surat/Berkas, Beri kode pada surat sesuai dengan nomor pada

buku nomor, atau kode C jika jumlahnya belum mencapai 5.
5. Menyortir Surat/Berkas, Menyortir dilakukan jika surat dalam jumlah yang

banyak.

6. Menempatkan Surat/Berkas, Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan
sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, ditempatkan pada laci berkode C

(Campuran). Tetapi jika kodenya nomor, berarti ditempatkan pada laci yang

berkode sesuai dengan nomor surat.

26

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X