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ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN APLICADA AL ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO
Cuando asisten al evento personalidades, el protocolo conlleva que tenemos que controlar la presencia de autoridades políticas, deportivas, patrocinadores, invitados de honor, etc. y establecer las precedencias (orden protocolario de autoridades establecido por Real Decreto) en cada uno de los accesos y asistencias. El protocolo supone un complejo esquema de normas, costumbres, técnicas y tradiciones, y en nuestro caso en concreto no existe una reglamentación específica que nos oriente en eventos deportivos, por lo que normalmente se ajusta el marco de otros escenarios a nuestras necesidades concretas. Destacar la importancia de organizar correctamente una jerarquía de “autoridades” y cuidar los símbolos que se utilizan y en qué orden, como por ejemplo las banderas. Forma parte también del protocolo quién se sienta en la presidencia y en qué orden, los saques de honor, las entregas de trofeos, el orden de los himnos, discursos, los actos de apertura y cierre del evento, etc. No debemos dejar nada al azar a la hora de organizar dicho protocolo, ya que de él dependerá gran parte de la imagen del evento deportivo.
Dentro de nuestro protocolo, existen algunos momentos claves del evento a los que nos conviene prestar especial atención:
Control de flujos de personas
Es vital dimensionar los espacios, las entradas y salidas, y el número de personas (deportistas, público, técnicos, prensa, organización...) que se prevén que circulen por los mismos. Saber ubicar a cada colectivo y las circulaciones que harán, darán fluidez al evento al tiempo que minimizarán los riesgos. Debemos garantizar unos accesos rápidos y ordenados, planificando el timing de asistencia de cada colectivo. Igualmente las salidas deben ser ágiles. Aspectos como si el acceso es gratuito o con entrada, horarios de los deportistas, pasillos de seguridad para que trabajen los equipos de emergencia si fueran necesarios...
Aspecto publicitario
La publicidad del evento debe reflejar lo acordado con las diferentes instituciones y patrocinadores. Es necesario elaborar un plan de marketing que planifique que la colocación de los soportes publicitarios se haga de forma ordenada, limpia, estética, en lugares clave y respetando los acuerdos alcanzados con ellos.
Entrega de premiso
En este momento los deportistas son los que tienen el protagonismo y no debemos permitir que otros agentes (autoridades, patrocinadores) les resten importancia.