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3. COMUNICACIÓN ESCRITA
La comunicación escrita debe tener en cuenta cuál es su propósito,
pues para comunicar no basta transmitir lo que se desea. La comunicación
eficaz queda establecida cuando quien recibe la información haya entendido
y se logre la respuesta consecuente.
La claridad en los mensajes escritos es un requisito fundamental que
favorece el proceso de entendimiento. Ha de escribirse con sencillez para
quien lee pueda entender el texto con el menor esfuerzo posible. Se deben
usar las palabras adecuadas y utilizarlas con naturalidad.
La clave de un texto bien redactado está en la coherencia morfológica
y sintáctica. Debe haber coherencia entre las diferentes palabras y la
estructura de las oraciones. A continuación, se indican algunas pautas a
seguir:
◼ ◼ Hacer frases cortas: intentar decir lo mismo con menos palabras.
Las frases cortas tienen mayor probabilidad de ser comprendidas
que las frases largas y hacen la lectura más clara y rápida.
Por ejemplo, es preferible escribir:
“Deben realizar este trabajo en grupo. Pregunten a otro
departamento si tienen dudas. La fecha de entrega de este es para
dentro de una semana. La extensión debe ser de siete folios como
máximo”.
En lugar de:
“Se les comunica que para realizar este trabajo lo deben hacer
en colaboración con otras personas de su equipo. Si tienen algún
problema no duden en preguntarlo a otro departamento puesto
que, dada su formación, es bastante posible que les puedan ayudar.
La fecha máxima de entrega de este trabajo es para dentro de una
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