Page 19 - Qiezel - Starten met leidinggeven
P. 19
Nog enkele tips
Leidinggeven gaat gepaard met het hebben van overzicht op wat er speelt in het moment én op wat er moet gebeuren in de toekomst. Zowel in je team, bij je teamleden, als bij andere teams en het niveau boven je. Dit hebben van overzicht geldt ook voor de activiteiten die moeten gebeuren. De stelregel is: ‘eerst overzicht, dan inzicht’. Vandaar dat je start met het maken van een overzicht van alles dat moet gebeuren, er daarna structuur inbrengt en vervolgens aan de slag gaat op basis van het inzicht dat je hebt gekregen over belangrijkheid en urgentie.
Plan niet alles vol
Er gaat niet meer water in een emmer dan erin past. Een week heeft 168 uur. Een werkweek door- gaans veertig. In die veertig uur kan jij met je team een beperkte hoeveelheid werk verzetten. Je kan efficiënter werken, maar uiteindelijk is het aantal uren wel begrenst. Een vuistregel is dat je de beschikbare tijd voor grofweg zeventig procent volplant met activiteiten en taken. Dertig procent laat je dus leeg voor onverwachte dringende zaken, uitlopende taken, enzovoorts. Zo haal je aan het eind van een periode meer uit je tijd dan wanneer je de beschikbare uren helemaal volplant met taken.
Overwegend kan je heel veel tijd besparen door na te denken over welke taken je dagelijks of wekelijks uitvoert, en deze te delegeren naar een teamlid. Liever elke maand een blok van twee uur uitleg geven, dan dagelijks twintig minuten aan die taak besteden, toch?
Beperk e-mails zonder bijlage binnen het bedrijf. Het is opvallend dat 85% van de mensen binnen twee minuten reageert op een e-mail3 en zeventig procent de mail zelfs binnen zes seconden leest. Gemiddeld duurt het ongeveer een minuut om weer geconcentreerd aan je originele taak te wer- ken. Wat een verspilling van tijd als je de hele dag je e-mailprogramma aan hebt staan. En dan te bedenken dat je met je hele afdeling ook gewoon twee à drie keer per dag vijf minuten een kopje koffie kan gaan drinken om daar even ieders vragenlijstje door te nemen...
Een kritische kijk op het Eisenhower-schema
Hoewel het Eisenhower-schema breed bekend is, is er een aantal kritische noten bij te plaatsen. De invuloefening kan rust in het hoofd bieden wanneer je je geconfronteerd ziet met een overvloed aan taken. Maar hoe goed de resultaten ook zijn en hoe prettig het werken met het schema ook is, het biedt geen antwoord op de vraag naar een methodiek die erin slaagt deze rust in het hoofd continu te bewaren.
3 T. Jackson, R. Dawson and D. Wilson. The cost of email interruption. https://www.interruptions.net/literature/Jackson-JOSIT-01.pdf geraadpleegd op 16-12-2017.
19
