Page 18 - Qiezel - Starten met leidinggeven

Vraag 2: Welk van de taken is niet belangrijk, maar moet wel snel af?
Tijdens het beantwoorden van de vorige vraag ben je activiteiten in je lijstje tegengekomen die volgens jou niet belangrijk waren, maar die je niet hebt doorgestreept omdat ze wél op korte termijn gedaan moeten worden. Voor een magazijnchef kan dit bijvoorbeeld de wekelijkse controle van de verplichte oogdouches zijn, voor de leidinggevende van de inkoopafdeling kan dit het invullen van de gegevens in een dashboard zijn en voor de leidinggevende van een kleine IT-afdeling kan dit het steekproefsgewijs controleren van enkele artikel-prijscombinaties op de website zijn. Deze taken kan je delegeren aan bijvoorbeeld een van je teamleden. Geef hierbij wel aan wanneer de taak af moet zijn én dat je wilt dat hij zich bij jou meldt wanneer de taak is afgerond. Hoe je de taken overdraagt aan bijvoorbeeld je teamleden, wordt uitgelegd in hoofdstuk 3.
Vraag 3: Welk van de taken is wél belangrijk, maar hoeft niet snel af?
Kijk nog eens naar de overgebleven punten op je lijst. Stel jezelf nu de vraag: “Welke van deze taken is inderdaad belangrijk, maar hoeft niet op korte termijn af?” Wanneer je deze lijst in juli maakt zou dit bijvoorbeeld een taak kunnen zijn als ‘maak een begroting voor volgend jaar’. Dergelijke belangrijke taken dienen een plekje te krijgen in de toekomst: je plant ze in. Zo blokkeer je in dit voorbeeld mogelijk twee dagen in september om geconcentreerd aan de begroting te kunnen werken.
Vraag 4: Welke van de taken is wél belangrijk, én moet snel af?
Je lijstje is als het goed is een stuk korter geworden en er staan alleen nog maar belangrijke taken op waaraan op korte termijn gewerkt moet worden. Met deze taken ga je aan de slag. Heb je taken waar je echt helemaal alleen aan moet werken? Zoek een plek waar je niet gestoord wordt, zet je telefoon op de vliegtuigstand en (wanneer je een computer gebruikt) stel je e-mailprogramma zo in dat je tijdelijk geen e-mails ontvangt. En dan nu aan het werk!
Wat nu als deze lijst nog te lang is? Als je de taken niet afkrijgt in de beschikbare tijd? Vraag jezelf dan af of je teamleden net zo druk zijn als jij. Is dat niet zo, kijk dan nog eens naar de taken: welke taak of welk deel van een taak kan je delegeren? Is er buiten jouw team iemand die je kan assisteren? Of moet je accepteren dat er wat overwerk gedaan moet worden? Wordt overwerken structureel, ga hierover dan in gesprek met je leidinggevende.
Het grote voordeel is dat je nu in ieder geval een lijst hebt met de belangrijke taken die op korte termijn af moeten. Je bent dus met de juiste dingen bezig. Dit alleen al geeft een bepaalde mate van rust.
18