Page 74 - BUKU PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DPR RI

Penyelenggaraan Kearsipan
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

LAMPIRAN II
PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 26 TAHUN 2021
TENTANG PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN DEWAN PERWAKILAN
RAKYAT REPUBLIK INDONESIA

PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA

A. Identifikasi
Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk menentukan Arsip
dinamis yang masuk dalam kategori Arsip terjaga. Contoh daftar identifikasi
Arsip Terjaga sebagaimana pada format 1.
Identifikasi Arsip Terjaga dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
1. Analisis Fungsi Organisasi
Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit pengolah
yang memiliki potensi menciptakan Arsip terjaga (berkaitan dengan
bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis).
internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis).
2. Pendataan Arsip
Pendataan Arsip dilaksanakan dengan:
a. mengelompokkan substansi informasi terhadap unit pengolah
yang menciptakan Arsip Terjaga.
b. Pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud dalam
huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir pendataan Arsip
terjaga. Contoh formulir sebagaimana pada format 2.
3. Pengolahan data
Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode analisis
hukum dan analisis risiko.
a. Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan:
1) Melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan
terkait dengan bidang kependudukan, kewilayahan,
kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak
karya, dan masalah pemerintahan yang strategis.
2) Melakukan analisa terkait dengan potensi tuntutan hukum
yang akan timbul dikemudian hari.

BAGIAN ARSIP SETJEN DPR RI 71