Page 81 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

bersangkutan tidak ada di tempat (misalnya: Nomor telepon rumah, nomor HP, alamat

rumah, dll.) jika tidak ada perintah dari yang bersangkutan.
12. Mentransfer Line Telepon Sesuai Alamat Yang Dituju

Mentransfer line telepon merupakan aktivitas menunda sementara (hold)
sambungan telepon ke alamat yang dituju oleh penerima telepon. Langkah-langkah

mentransfer ke nomor ekstensi yang dituju adalah sebagai berikut:

1) Berikan keterangan kepada penelepon, untuk menunggu proses penyambungan dan
perdengarkan musik yang lembut dengan cara menekan tombol hold.

2) Berikan keterangan kepada orang yang dituju bahwa ada orang yang ingin bicara per
telepon.

3) Mintalah izin apakah telepon dapat diteruskan sambil memberitahukan masalah yang
akan dibicarakan, dari mana dan dengan siapa bicara.

4) Jika sudah mendapat izin, mempersilahkan penelepon untuk segera bicara.

5) Jika line yang dituju sedang on line, segera informasikan kepada penelepon,
kemudian tawarkan bantuan kepadanya, untuk dihubungkan lagi.

c. Rangkuman

Didalam front office department di hotel ada petugas yang bertugas menangani seluruh

pelayanan komunikasi lewat telephone yang disebut dengan petugas telephone operator.
Telephone operator adalah orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan dan

menyediakan pelayanan sambungan telephone yang masuk kepada orang yang dituju, serta
membuka saluran telephone bila ada karyawan hotel ingin melakukan panggilan telephone ke

pihak luar hotel. Seorang telephone operator merupakan seorang yang sering melakukan

komunikasi jarak jauh maupun internal perusahaan serta petugas telephone operator harus
dapat memahami cara kerja serta sistem telephone yang diguanakan ditempat ia bekerja

dengan baik dan tepat.Dihotel sendiri ada yang namanya Incoming call (telephone yang
masuk ke dalam hotel ) dan Outgoing call (panggilan yang dilakukan dari dalam hotel keluar

hotel ). Perlengkapan fisik( hal yang tampak oleh mata) yang harus tersedia di telephone

operator antara lain: Switch board, Telephone set and head set, Komputer, Meja Operator, dan
Kursi, Video system set dan Audio system set, White board dan jam dingding dan filling

cabinet. Bagian telepon merupakan bagian yang penting di suatu perusahaan, karena
merupakan ujung tombak. Citra perusahaan sangat ditentukan oleh bagian telepon ini.

Untuk dapat menjawab telepon masuk dengan baik maka operator telepon harus
menguasai:

Page | 71