Page 76 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat
P. 76
Tujuan dari sopan satun bertelephone adalah untuk memberikan kesan yang baik dan
positif kepada si penelephone bahwa perusaan kita care terhadap customer. Sedangkan
Telephone courtsey merupakan sutau cara / manner yang baik dan sopan digunakan dalam
bertelephone. Berikut tata cara yang baik dan benar dalam bertelephone:
1. Pick up telephone before tree times ringing, angkat telephone sebelum / maksimal tiga
kali berdering
2. Telephone berjarak sekitar 5 cm pada saat menerimanya untuk menghidari suara yang
terlalu keras.
3. Greeting dengan suara yang penuh semangat dan perhatian, serta mengucapkan
dengan jelas nama perusahaan, section, dan nama anda
4. Tanyakan nama si penelephone dan suruh si penelephone untuk mengeja namanya,
dan usahakan menyebut nama si caller jika anda telah mengetahuinya
5. Berbicara dengan suara dan intonasi yang jelas serta tepat dan gunakan bahasa yang
formal.
6. Concern dengan orang yang diajak bertelephone, serta tersenyumlah kepada lawan
bicara
7. Dont let the caller waiting, jangan pernah membiarkan si penelephone menunggu
terlalu lama.
8. Selalu ingat untuk mengucapkan Thank you for calling, have a pleasant day sebagai
Farewell(salam perpisahan).
9. Sopan Santun/Tata Krama Dalam Merespon Telepon ,. Sopan santun dalam
menerima telepon bagi suatu perusahaan sangat penting, karena akan memberi
image atau citra baik tentang perusahaan. Adapun sopan-santun dalam menerima
telepon adalah sebagai berikut:
Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering).
Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda.
Berikan salam (sesuai waktu) pada penelpon dengan ramah.
Cari tahu siapa nama penelpon tersebut.
Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan
seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas
mungkin.
Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari,
seperti: maaf, silahkan, terima kasih dsb.
Page | 66
