Page 72 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

 Memberi pelayanan kepada tamu yang menginap di hotel berupa informasi

keadaan didalam maupun diluar hotel, serta menerima telephone dari luar yang
masuk kedalam hotel.

 Memberikan pelayanan Wake up call (membangunkan tamu) pada jam jam tertentu

berdasarkan permintaan tamu yang menginap dihotel.
 Menangani Penitipan pesan melalui telephone serta mencatat pesan yang ditujukan

kepata tamu yang menginap di hotel, karyawan, dan segera menyampaikan pesan

tersebut kepada orang yang ditujukan.
 Mencatat semua informasi penting di log book sebagai pedoman pada saat Handover

( Pertukaran Shift).

 Mengetahui dan menghafal semua Extention nomor hotel, serta nomor penting
lainya.

 Selalu mengucapkan greeting pada saat menerima telephone, serta mengatur suara
pada saat bertelephone supaya terdengar sopan dan baik.

 Menerima keluhan tamu yang disampaikan melalui telephone dan segera laporkan ke

atasan, tanggap jangan pernah panik.
 Melakuakan pertukaran informasi pada saat pergantian shift kepada teman yang

bertugas selanjutnya.

3. Perlengkapan Petugas Telephone Operator

Perlengkapan fisik( hal yang tampak oleh mata) yang harus tersedia di telephone
operator antara lain: Switch board, Telephone set and head set, Komputer, Meja Operator,

dan Kursi, Video system set dan Audio system set, White board dan jam dingding dan filling
cabinet.

Perlengkapan non Fisik antara lain:

a) Emergency call line, digunakan khusus pada saat situasi darurat seperti kebakaran dan
bencana alam

b) Wake up call system, suatu system yang digunakan untuk membangunkan tamu dari tidur
berdasarkan permintaan tamu( guest request ).

c) Page system, yaitu system yang digunakan untuk menghubungi semua nomor extensi

hotel, biasanya disertakan pesan yang khusus.
d) Hotel information system, adalah sarana yang digunakan agar semua saluran komunikasi

yang terjadi dapat disampaikan secara efisien.

Page | 62