Page 74 - E-Modul Reception dan Telepon Operator Kantor Depan Hotel_Neat

harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah

sebagai berikut.
 Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering

segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Bersikaplah bijaksana
dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan

patut dilayani dengan sebaik-baiknya

 Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama
organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo” hanya membuang

waktu dan bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat,
tetapi jika kita berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

 Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi

atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya
wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu

menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan
melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada

kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat
menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya

tanpa menggangu tugas kita.

 Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap
tidak tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelpon

mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal
yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu,

konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut.
 Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya

bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan

yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat
menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai

menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus

tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon.
 Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi

kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.

 Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering

Page | 64