Page 110 - كتاب المكاتب الامامية2018 _Neatثالثه فنادق
P. 110
د .كــــرم غازي المكاتب الامامية Front Office
—9إجراء عمليات التسكين والمغادرةCheck out Procedures :
خلال الوردية الليليه ومباشرة المراجع الليلي بالعمل يكون هو المسؤول عن أداء عمليات المكاتب الأمامية خلال
الوردية .لذلك فهو يقوم بأعمال تسكين النزلاء الجدد وتسليمهم الغرف والقيام بإجراءات الحجز والاستعلامات
وإتمام عمليات المغادرة وإغلاق حساب النزلاء بالاضافة لأداء مهام المراجع الليلي.
—2ترحيل الحسابات المعلقةPosting Transactions :
من أهم الأعمال التى يقوم بها المراجع الليلي هو ترحيل العمليات المالية الموجودة بالمكاتب الأمامية والمتعلقة
بالضيف أو أي عمليات أخرى والتي لم يتم ترحيلها.
—3التعديل في حالات الغرفRoom Statues :
عدم الدقة أو الصحة في حالات الغرف في المكاتب الأمامية قد يؤدي إلى عدم الصحة في ترحيل القيود وحساب
الدخل لقسم الغرف .فهنا يأتي دور المراجع الليلي في مقارنة تقرير إدارة الإشراف الداخلي الخاص بحالات
الغرف والوضع الفعلي في أرفف الغرف وكشوف التسكين وايضا مراجعة عمليات المغادرة اليومية للتأكد من
حالة الغرف .تحدث عدم الدقة أو أخطاء في حالات الغرف لأسباب منها:
• مغادرة الضيف للفندق وتمت إجراءات المغادرة ولم يتم تعديل حالة الغرفة.
• هروب النزيل من الفندق ولم يبلغ الفندق بذلك.
• تسكين الضيف بدون انهاء اجراءات التسكين والتسجيل بالكمبيوتر.
• تغير غرفة ضيف دون اتمام العملية في السجلات وجهاز الكمبيوتر.
في مثل هذه الحالات يكون دور المراجع الليلي إنهاء إجراءات المغادرة وتغير حالة الغرفة إلى غرقه خاليه
وترحيل حساباتها وقيودها.
-4موازنة الحساباتBalancing Accounts :
يقوم المراجع الليلي بموازنة جميع الحسابات المرحله والقيود للعمليات المالية ومقارنة هذه القيود بعد موازنتها
بالفواتيروالإيصالات الموجودة بالمكاتب الأمامية .حدوث أي أخطاء في عملية الترحيل أوتسجيل القيود سوف
يؤدي إلى عدم الموازنة في الحسابات.
-5التدقيق بسعر الغرفAuditing Room Prices :
يقوم المراجع الليلي بحساب الدخل اليومي للغرف في نهاية كل يوم .قبل إعداد التقرير بدخل الغرف من إيجار
الغرف يتم مقارنة الدخل المتوقع من الغرف المشغولة والدخل الفعلي ( الدخل المتوقع هو مجموع سعر الغرف
التي يجب أن تؤجر بها ،والدخل الفعلي هو مجموع سعر الغرف التي أجرت بها) الاختلاف بين الدخل المتوقع
من سعر الغرف والدخل الحقيقي يرجع لعدة أسباب منها:
• الخصومات التي تعطى للشركات .وهنا يتم مراجعة الخصم المعطى للشركة وأنه هو الخصم المعطى
للغرفه.
• خصومات المجموعات السياحية أو النزلاء من الشركات السياحية.
• قد تكون الغرفة أعطيت كهدية أو مجامله لإحدى الشخصيات.
• الغرف التي تعطى ضمن اتفاقيات الحفلات والمؤتمرات.
- 6مراجعة الحجوزات التي لم يصل أصحابها:
بعض الحجوزات اليومية بالفندق لايحضر أصحابها ،وهنا يتم حصرها وعمل قائمة بها لعدة أسباب:
البحث عن أسباب زيادة الحجوزات الملغية في الفندق.
التعامل مع مقدمات الدفع التي تم دفعها من قبل النزلاء عند إجراء الحجز.
-7إعداد التقارير Preparing Reports
001
