Page 112 - การจัดการเอกสาร
P. 112
~ 107 ~
Johnson William (Mr.) x Body x
101 Overpark Street See :
Mutual Ville ll William Johnson (Ms.)
N.J.
บั
ตรดัชนีบัตรอ้างอิง
7.4.4 วิธีการเก็บและแหล่งเก็บบัตรดัชนี้
วิธีการเก็บที่ถูกวิธีจะช่วยย่นระยะเวลาและเก็บได้ถูกต้องแม่นย าก็คือ พยายามแบ่งกลุ่มของบัตรดัชนี
ยอกเป็นกลุ่มหรือเป็นพวก แล้วน าบัตรดัชนีนั้นมาเรียงตามตัวอักษรอีกขั้นตอนหนึ่ง การแบ่งกลุ่มบัตรเป็น
หมวดอักษร เช่น A-B, C-F, I-N, O-Q, R-Z ซึ่งหากมีบัตรดัชนีไม่มากก็อาจจะแบ่งเป็น 3 กลุ่ม
ก็ได้ จะแบ่งกลุ่มอย่างไรแล้วแต่พนักงานเก็บเอกสารจะตัดสินใจ ถ้าเป็นบัตรดัชนีภาษาไทยก็อาจจะ
แบ่งกลุ่มได้หลายๆ กลุ่ม ตามหมวดตัวอักษร เพราะชื่อในภาษาไทยมีหมวดอักษรมากกว่าในภาษาอังกฤษ อาจ
แบ่งเป็น 8 กลุ่ม หรือ 10 กลุ่ม ตามความมากน้อยของบัตรดัชนีเมื่อแบ่งกลุ่มบัตรดัชนีตามหมวดอักษรแล้ว
พนักงานเก็บเอกสารจะต้องน าเอาบัตรดัชนีมาเรียงตามตัวอักษรในแต่ละกอง เมื่อเวลาจะน าเข้าเก็บในแหล่ง
เก็บก็นาเอากลุ่มบัตรดัชนีกลุ่มหมวดอักษรกลุ่มแรกเข้าเก็บก่อน
1. แหล่งเก็บบัตรดัชนี แหล่งเก็บบัตรดัชนีที่ดีต้องเป็นแหล่งเก็บที่สามารถเก็บและค้นหาได้ง่ายและ
สะดวกรวดเร็วพร้อมทั้งไม่เปลืองสถานที่เก็บ ราคาไม่แพง จัดท าและจัดหาได้ง่าย ซึ่งแหล่งเก็บบัตรดัชนีที่มี
ขายตามท้องตลาดนั้นมีทั้งจัดท าด้วยพลาสติกเป็นรูปกล่องขนาดพอเหมาะกับบัตรขนาด 3" x 5" และ5" x 8"
พร้อมทั้งบัตรน าที่ผลิตจากพลาสติกแข็งมีส่วนยื่นไว้ติดชื่อของบัตรน า ราคาไม่แพงนัก กล่องเก็บบัตรดัชนี
อาจจะผลิตเองด้วยกระดาษแข็ง หรือไม้อัดอย่างเบาบางทาสี หรือขัดเงาสวยงามเป็นการประหยัดงบประมาณ
ได้อีกวิธีหนึ่ง
แหล่งเก็บบัตรดัชนีอาจถูกวางไว้บนโต๊ะของพนักงานเอกสาร เพื่อสะดวกในการค้นหาได้ในทันทีที่
ต้องการ หากจะวางไว้อีกมุมหนึ่งของห้อง ก็อาจไม่สะดวกในการปฏิบัติงาน เช่น การเก็บบัตรดัชนีไนตู้เก็ บ
เอกสารขนาดเล็ก จะมีลิ้นชักลักษณะคล้ายรางเลือน ขนาดเหมาะกับขนาดของบัตรน า 3 x 5 และ5"x 8"
2. วิธีการเก็บบัตรดัชนี คือการจะวางบัตรดัชนีไว้อย่างไรจึงสะดวกในการเก็บคัน โดยปกติจะขึ้นอยู่
กับจ านวนของบัตรดัชนีเป็นส าคัญ ซึ่งมีอยู่ด้วยกัน 2 วิธี ดังนี้คือ
1) การเก็บบัตรแบบตั้ง ( Vertk.al card file) การเก็บบัตรแบบตั้งนั้น บัตรดัชนีทุกบัตรจะถูกวางตั้ง
ลักษณะตะแคง ซึ่งจะเปลืองเนื้อที่น้อย บัตรทุกบัตรอาจผูกบรรจุในกล่องเก็บบัตรดัชนีหรือตู้เก็บบัตรดัชนี วิธี
เก็บแบบนี้ บัตรทุกบัตรจะเรียงตามตัวอักษร ชนิดมองไม่เห็นชื่อแด่จะมีบัตรน า ( Guide) บอกชื่อหมวดอักษร
ของบัตรดัชนีหลังบัตรน านั้น แต่ละบัตรน าควรจะเรียงบัตรดัชนีไว้ไม่เกิน 50 บัตร
