Page 67 - การจัดการเอกสาร
P. 67
~ 62 ~
ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่
เท่าใด วันเดือนปีใด
สมุดหนังสือให้จัดท าแบบของราชการ โดยกรอกรายละเอียดตามที่ได้กรอกรายการไว้แล้ว
แบบสมุดส่งหนังสือ
หมายเหตุ
เลขทะเบียน จาก ถึง หน่วยรับ ผู้รับ วันและเวลา
ให้ลงเลขที่ ให้ลงต าแหน่ง ให้ลงต าแหน่ง ให้ลงชื่อส่วน ให้ผู้รับหนังสือ ให้ผู้รับหนังสือ ให้บันทึกข้อ-
ทะเบียน หรือชื่อส่วน ของผู้ที่ ราชการที่รับ ลงชื่อที่ ลงวัน เดือน ความอื่นใด
หนังสือส่ง ราชการหรือชื่อ หนังสือนั้น หนังสือ สามารถอ่าน ปี และเวลาที่ ( ถ้ามี )
บุคคลที่เป็น มีถึงหรือชื่อ ออกได้ รับหนังสือ
เจ้าของหนังสือ ส่วนราชการ
หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มี
ต าแหน่ง
6.1.5 การรักษาหนังสือราชการ
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ก าหนดให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวัง
รักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส ถ้าเกิดการข่ารุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมแซมให้เหมือนเดิม
หากสูญหายต้องหาส าเนามาทดแทน ถ้าสูญหายหรือข ารุดซ่อมแซมอีกไม่ได้แล้ว ต้องรีบรายงานผู้บังคับบัญชา
ให้ทราบและต้องหมายเหตุในทะเบียนด้วย
อนึ่ง ในกรณีที่หนังสือนั้นเป็นเอกสารที่ไม่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและเป็นหนังลือส าคัญ ให้เจ้าหน้าที่แจ้งความ
ต่อพนักงานสอบสวน
จะเห็นว่า หนังสือราชการได้มีระเบียนวางไว้ให้แนวทางปฏิบัติแก่เจ้าหน้าที่ตามล าดับความส าคัญของ
การด าเนินการดังนี้
1. การระมัดระวังรักษาหนังสือให้ใช้ได้ทุกโอกาส ซึ่งเจ้าหน้าที่จะต้องจัดแหล่งเกินเอกสารให้ปลอดภัย
จากการรบกาวนของแมลงต่าง ๆ หรือพยายามรักษาหนังสือไม่ให้ข่ารุด ฉีกชาดยับย่นได้ง่าย
2 ถ้าเกิดการช ารุดฉีกขาดหรือเก่ายับ ต้องจัดการซ่อมแซมหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้งานได้หรือถ่ายท า
ส าเนาหนังสือเก็บไว้
3. เมื่อหนังสือเกิดการสูญหาย ก็ให้พยายามจัดหาลาเนาของหนังสือนั้นๆ จากแหล่งเก็บอื่นๆมา แทน
ต่อไป
4. ถ้าการช ารุดนั้นไม่สามารถซอมแซมได้ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติจะต้องรีบรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
โดยเร็ว
