Page 69 - การจัดการเอกสาร
P. 69
~ 64 ~
บัตรยืมหนังสือ
รายการ ผู้ยืม ผู้รับ วันยืม ก าหนดส่งคืน ผู้ส่งคืน วันส่งคืน
ให้ลงชื่อเรื่อง ให้ลงชื่อบุคคล ให้ผู้รับหนังสือ ให้ลงวัน ให้ลงวันเดือน ให้ผู้ส่งคืนลง ให้ลงวัน
หนังสือที่ขอ ต าแหน่ง หรือ นั้นลงลายมือชื่อ เดือนปีที่ยืม ปี ที่จะส่งหนังสือนั้น ลายมือชื่อ เดือน ปีที่
ยืมไปพร้อม ส่วนราชการที่ และวงเล็บชื่อ หนังสือ คืน ส่งหนังสือ
ด้ายรหัสของ หนังสือนั้น ก ากับพร้อม นั้น คืน
หนังสือนั้น ด้วยต าแหน่ง
ในบรรทัดถัดไป
6.1.7 การท าลายหนังสือ
การท าลายหนังสือ ก็คือ การที่เจ้าหน้าที่พิจารณาเห็นว่าหนังสือบางชนิดหมดความจ าเป็นจะใช้อีก
ต่อไป หากเก็บไว้จะท่าให้สิ้นเปลืองสถานที่เก็บและอาจเป็นแหล่งสะสมวัสดุสิ้นเปลืองโดยไม่จ าเป็น ตาม
ระเบียนปฏิบัติราชการ ได้วางก าหนดกฎหมายของการท าลายหนังสือราชการไว้ให้เจ้าหน้าที่ได้ปฏิบัติตาม
ขั้นตอนได้ถูกต้องดังนี้ คือ
ภายใน 60 วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ ต ารวจหนังสือที่ครบ
ก าหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ผากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติกรม
ศิลปากร แล้วจัดท าบัญชีหนังสือขอท าลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้ง
คณะกรรมการท าสายหนังสือ
การจัดท าบัญชีหนังสือขอท่าลาย ต้องมีต้นฉบับและส าเนาคู่ฉบับไว้ด้วย การแต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อ
ท าตายหนังสือนั้น หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม จะต้องแต่งตั้งข้าราชการตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป
อย่างน้อย 3 คน ประกอบด้วยประธาน 1 คน กรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน โดยก าหนดให้คณะกรรมการ
ท าลายหนังสือมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. พิจารณาท าลายตามบัญชีหนังสือที่ขอท าลาย
2. ถ้าคณะกรรมการพิจารณาเห็นว่าหนังสือฉบับใดเรื่องใดยังไม่ควรท าลายและควรเก็บไว้ ต้องลง
ความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้เมื่อใด แล้วแก้ไขอายุการเก็บหนังสือ โดยประธานกรรมการท าลายหนังสือ
ต้องลงลายมือชื่อก ากับการแก้ไขด้วย
3. เมื่อได้ท าลายแล้ว ต้องเสนอรายงานผลการพิจารณาท าลาย หากมีคณะกรรมการคนใดมีความเห็น
ขัดแย้ง ก็ให้รายงานให้ผู้บังคับบัญชาระดับกรมพิจารณาสั่งการต่อไป
4. เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานอย่างไร เช่น เรื่องใดยังไม่ควรท าลายหรือ
คณะกรรมการเห็นแย้งอย่างไร ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไปจนถึงการท าลายงวดต่อไป
