Page 17 - Журнал №4 (159)
P. 17
Руководителю ¹4 (159)
Личный помощник руководителя: обя- образование высшее или среднее профессиональное
(зависит от масштаба компании), опыт работы не-
занности и критерии подбора обязателен, уверенный пользователь ПК и оргтех-
ники, знание делового этикета, владение иностран-
Многие слышали о такой должности, как личный помощ- ным языком (в качестве дополнительного требования).
ник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем Личные качества: способность выполнять однотип-
ную работу, доброжелательность, ответственность и
отличается от того же секретаря, знают немногие. исполнительность.
По сути, личный помощник - это главный ассистент, можно Секретарь-помощник работает в компании с числен-
ностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется
сказать, правая рука руководителя, организатор его меро- напрямую директору (собственнику) организации. В
приятий, без которого вечно занятому боссу пришлось данном случае работник совмещает функции секретаря
бы очень туго. и помощника руководителя. В его обязанности входит
выполнение несложных поручений топ-менеджеров.
Кто же такой личный помощник руководителя. Может Основные требования к кандидату: образование нео-
сложиться впечатление, что секретарь, офис-менед- конченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32
жер и личный помощник - это один и тот же человек. лет, уверенное владение различными средствами орг-
Естественно, обязанности данных должностей в чем-то техники, высокая скорость печати.
схожи, но есть существенные отличия.
Личный помощник, или, как некоторые называют, Офис-менеджер - сотрудник с такими функциональ-
ными обязанностями необходим для средних компа-
ассистент руководителя - это не только профессионал ний с численностью свыше 30 человек. Подчинение
своего дела, но еще и человек, который помнит всё и офис-менеджера происходит как руководителю, так
всегда до мельчайших деталей. и остальному управленческому составу. К основным
От правильного выбора кандидата на должность лич- функциям относятся: материально-техническое обеспе-
ного помощника зависит успех всего дела. Для нее чение работы офиса, обработка и ведение первичной
подойдет человек, который сможет поставить инте- документации, частичное выполнение функций секре-
ресы шефа выше своих собственных. таря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и
Одной из основных задач личного ассистента счита- организация документооборота).
ется решение всех административных и организацион- Основные требования к кандидату: образование выс-
ных вопросов деятельности руководителя. Помощник шее, возраст от 25 до 35 лет, обязательно наличие
должен делать рабочий процесс своего босса макси- организационных навыков и опыта аналогичной рабо-
мально комфортным. ты.
Стоит выяснить основные отличия личного помощника Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необхо-
руководителя от других административных должно- димо в компаниях с численностью сотрудников более
стей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может
определять виды административных позиций и их быть в подчинении офис-менеджера, помощника руко-
основные функции. водителя, административного директора или всего
Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) руководящего состава. Его функции - выполнение про-
или личный помощник) - в таком сотруднике нужда- стых технических задач: встреча гостей, организация
ются руководители или собственники крупных кор- кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодей-
пораций (российских и международных). Подчине- ствие с курьерами и водителями.
ние происходит напрямую генеральному директору.
Правая рука, лицо, приближенное к руководителю,
составляет рабочий план на день, неделю, месяц и
т.д., ведет бизнес-календарь, является связующим зве-
ном с внешним миром. Этот универсальный человек
может быть няней, домоуправляющим, туристичес-
ким агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также
выполняет некоторую работу за руководителя, естест-
венно, результаты которой босс с легкостью присваи-
вает себе. Обладает специальными знаниями, имеет
профильное образование в той же сфере, что и руко-
водитель. Может самостоятельно принимать решения.
Секретарь есть практически в каждой компании, от
мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост:
работа с документопотоком, обработка корреспонден-
ции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйст-
венное обеспечение деятельности офиса, телефонные
переговоры, исполнение поручений руководителя и
его заместителей. Подчиняется, как правило, всем
топ-менеджерам организации.
Основные требования, чаще всего предъявляемые к
кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет,
15
