Page 15 - ทดลองทำ E-Book
P. 15
13
1. การบันทึก (Recording) ได้แก่ การเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อน ามาประมวลการบันทึก
ขั้นตอนแรกอาจจะกระท าโดยใช้การจดด้วยมือ เช่น ปริมาณการขายสินค้า จ านวนผลิตของ
ผลิตภัณฑ์ หรือการกรอกแบบฟอร์มต่างๆ เป็นต้น เราอาจจะใช้อุปกรณ์อื่นในการบันทึก
ข้อมูลด้วย เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องเจาะบัตร หรืออุปกรณ์ส่งข้อมูลเข้าหน่อยความจ าของ
คอมพิวเตอร์โดยตรง
2. การแยกประเภท (Classifying) ได้แก่ การจัดแยกข้อมูลซึ่งมีลักษณะต่างๆ เพื่อให้เป็นกลุ่ม
หรือประเภท เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการขายสินค้าอาจจะถูกจัดแยกตามชนิดของผลิตภัณฑ์
ลูกค้า หรือพนักงานขาย เป็นต้น
3. การจัดล าดับ (Sorting) คือ การคัดเลือกข้อมูลในแต่ละประเภทเพื่อจัดให้มีล าดับเหมาสมแก่
การน ามาประมวลผล เช่น จัดตามล าดับตัวอักษร หรือจัดเรียงตามล าดับเลขเริ่มต้น
4. การค านวณ (Calculating) ในการประมวลผลข้อมูลโดยปกติมักจะต้องมีการค านวณร่วมอยู่
ด้วย ซึ่งอาจจะเป็นเพียงการนับจ านวนของข้อมูลในแต่ละประเภท หรือเป็นงานค านวณซึ่ง
สลับซับซ้อนมากขึ้น เช่น การค านวณค่าแรงจากข้อมูลเวลาการท างาน อัตราค่าแรงและภาษี
เป็นต้น ในบางกรณีการค านวณซึ่งต้องใช้เวลสมากเกิดความสามารถของมนุษย์ก็จ าเป็นต้อง
พึ่งคอมพิวเตอร์ในการท างาน
5. การสรุปผล (Summarizing) คือ การน าข้อมูลต่างๆ มากลั่นกรองและย่อลงให้เหลือเฉพาะ
ส่วนที่จ าเป็นซึ่งจะต้องรายงานต่อผู้บริหารเท่านั้น
6. การเก็บข้อมูล (Storing) เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่างๆ ได้อีกในอนาคต เราจ าเป็นต้องมีการ
เก็บข้อมูลต่างๆ ไว้อย่างมีระเบียบ ซึ่งอาจจะใช้แฟ้มหรือตู้เอกสารตลอดจนเทปหรือจาน
แม่เหล็กซึ่งใช้คอมพิวเตอร์
7. การน าข้อมูลกลับมาใช้ (Retrieving) เมื่อจ าเป็นต้องใช้ข้อมูลเก่าซึ่งเก็บไว้มาท าการ
ประมวลผลอีกเราต้องสามารถเรียกข้อมูลเหล่านั้นกลับมาได้ เช่น การค้นหาชื่อผู้ผลิตและ
ราคาสินค้า อาจจะค้นหาจากแฟ้มเอกสารหรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อ่านข้อมูลจากเทปหรือ
จานแม่เหล็กได้อย่างรวดเร็ว
8. การลอกข้อมูลซ้ า (Reproducing) ในหลายกรณีเราจ าเป็นต้องที่จะต้องการข้อมูลหลายๆชุด
ซึ่งอาจใช้วิธีต่างๆตั้งแต่ใช้พนักงานคัดลอกลงบนกระดาษ ใช้เครื่องถ่ายเอกสารจนมาถึงการ
สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์พิมพ์ออกมาซ้ าหลายๆชุด
9. การสื่อสารข้อมูล (Communicating) ได้แก่ การส่งข้อมูลไปตามหน่วยงานต่างๆภายใน
องค์การธุรกิจ เพื่อน าไปประมวลผลหรือใช้ตามความต้องการของแต่ละหน่อยงาน
