Page 100 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 100
89
(3) แฟ้มรอส่งเอกสาร แฟ้มชนิดนี้จะใส่หนังสือที่ปฏิบัติตาม
ขั้นตอนสารบรรณเสร็จแล้วเพียงแต่รอจัดส่งหรือจ าหน่ายหนังสือไปยัง
หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่อไป
2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว หน่วยงานที่มี
หน้าที่เก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วควรมีเป้าหมายของการเก็บ
ตลอดจนการวางแผนในการเก็บเอกสารให้ได้ผลดีและมีประสิทธิภาพ
นั่นก็คือจะต้องจัดสถานที่เก็บให้เหมาะสม เดือกอุปกรณ์เครื่องมือ
เครื่องใช้ที่ทันสมัย ประสานงานกับหน่วยปฏิบัติ อยู่เสมอ พร้อมทั้ง
ร่วมมือประสานงานการท างานร่วมกันอย่างถูกต้อง
การเก็บหนังสือราชการที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วนี้ ถ้ายังอยู่ใน
ระหว่างปีปฏิทิน (ยังไม่สิ้นปี) เข้าหน้าที่เจ้าของเรื่องที่ปฏิบัติควรจะเก็บ
ไว้ในหน่วยงานนั้น ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการและการ
ปฏิบัติการเก็บก็รวดเร็ว การเก็บก็เก็บหนังสือลงในแฟ้มแขวนชนิดอ่อน
หรือเก็บลงในแฟ้มชนิดสันหนา ชนิดเจาะ ร้อยเอกสาร ที่สันปกเขียน
กลุ่มเรื่องแต่ละแฟ้มโดยให้กลุ่มเรื่องละ 1 แฟ้ม หนังสือในแฟ้มให้เรียง
ตามล าดับวันที่
ส าหรับการเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติงานเสร็จแล้วนี้ ก็จะ
ก าหนดวิธีการเก็บเป็นรายปีอีกครั้งหนึ่ง จะท าให้หน่วยเก็บระหว่างปีมี
ที่เก็บมากขึ้นเพราะเอกสารที่เก็บระหว่างปีหรือสองปี จะถูกโยกย้าย
ออกไปด้วยกัน การโอนเอกสารไปไว้ในแหล่งเก็บเอกสารแหล่งใหม่ ซึ่ง
อาจเป็นแหล่งเก็บศูนย์กลาง การปฏิบัติดังกล่าวนี้ จะต้องมีการปฏิบัติที่
รัดกุมยิ่งขึ้น กล่าวคือน าทะเบียนเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดมาพิจารณาและ
แยกประเภท เอกสารออกเป็น เอกสารส าคัญ เอกสารลับ เอกสารที่
ต้องเก็บไว้ 5 ปี 10 ปี 25 ปี
