Page 101 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 101
90
หรือเอกสารที่ต้องเก็บ ไว้ตลอดไป พร้อมทั้งตรวจดุด้วยว่าเอกสารใด
ควรท าลาย
ก็ควรเสนอแต่งตั้งกรรมการพิจารณาเพื่อท าทะเบียนท าลายต่อไป เมื่อ
เจ้าหน้าที่กลางในการเก็บได้รับหนังสือราชการและบัญชีหนังสือส่งเก็บ
แผ่นแรก ของหนังสือฉบับนั้น มีค าว่า "เก็บถึง พ.ศ.........* หรือค าว่า
"ห้ามท าลาย" ด้วยหมึกสีแดง
การท าทะเบียนคุมเอกสารก็เป็นงานอย่างหนึ่งที่ส าคัญมาก
เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารควรพิจารณาด าเนินงานเกี่ยวกับเอกสารที่จะส่งไป
หน่วยเก็บใหม่หรือเก็บเอกสารเมื่อสิ้นปีดังนี้
1) จัดเตรียมสถานที่เก็บเอกสารที่เหมาะสม ปลอดภัยจาก
สิ่งต่างๆ เช่น ฝุ่นละออง ปลวก มดเป็นต้น
2) ท าบัญชีหนังสือแยกประเภทตามความส าคัญและ
จ าเป็นต้องเก็บหนังสือไว้นานเท่าใด โดยดูจากระเบียบของทางราชการ
และคู่มือปฏิบัติเป็นส าคัญ
3) จัดหาแฟ้มปกแข็งสันหนาชนิดเจาะร้อยเอกสารไว้อย่าง
เป็นระเบียบ ชื่อแฟ้มเป็นรหัสตัว หนังสือประจ าหน่วยหรือตัวเลขไว้บน
สันแฟ้ม ตามทะเบียนหนังสือของราชการอาจเขียนเรื่องหรือปี พ.ศ.
ของเอกสารไว้ด้วยก็ได้ แฟ้มเก็บเอกสารชนิดสันแข็งนี้ ถ้าแยกเป็นสีได้ก็
จะท าให้สะดุดตาในการค้นหามาก ยิ่งขึ้น แฟ้มนี้ควรวางเรียงไว้ในตู้เก็บ
เอกสารชนิดเปิดสันแฟ้มให้เห็นง่าย แต่หากจะมีแฟ้มไว้ในตู้เหล็กชนิดตู้
2 บาน ก็จะปลอดภัยมากยิ่งขึ้นไปอีก
4) การจัดท าทะเบียนหนังสือเก็บ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชี
หนังสือส่งเก็บ และบัญชีคุมยอด หนังสือต่างๆ ตามแบบ
