Page 12 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 12
6
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ ค าสั่งต่างๆ ระเบียบและข้อบังคับ
ที่ส่วนราชการนั้นออกใช้บังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์
และข่าว ที่ต้องการให้ผู้อื่นรู้ทั่วๆ ไป
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท่าหรือรับไว้เป็นหลักฐานใน
ราชการ เช่น หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกต่างๆ หรือ
หนังสืออื่น ๆ ที่ส่วนราชการจัดท าขึ้นนอกเหนือจากที่กล่าวแล้ว
อย่างไรก็ตาม การจะแบ่งเอกสารทั้งหลายทั้งปวงตามหลักการปฏิบัติ
แล้ว หลักใหญ่ ๆ ก็อาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ
1. หนังสือเข้า (เอกสารภายนอก)
2. หนังสือออก (เอกสารที่หน่วยงานท าขึ้นส่งไปจาก
ภายนอก)
3. หนังสือติดต่อภายใน
หนังสือเข้า เมื่อได้รับหนังสือเข้า ผู้มีหน้าที่ จะต้องเปิด
ของและประทับตราลงเวลารับไว้มุมบนด้านขวาของหนังสือ
ต่อจากนั้นจะต้องส่งเอกสารนั้นไปให้ผู้ที่จะปฏิบัติต่อไป เมื่อปฏิบัติ
เสร็จแล้วให้ผู้ปฏิบัติงานนั้นตอบเอกสารนั้นหรือด าเนินการใดๆ โดยให้
ท าเครื่องหมายให้เก็บและน าไปไว้ในกะบะเพื่อด าเนินการเก็บ
หนังสือออก ได้แก่ เอกสารที่สงไปให้บุคคลหรือห้างร้าน
ภายนอก องค์การ ผู้ปฏิบัติจะต้องน้ าส าเนาเก็บไว้ในแหล่งเก็บซึ่ง
อาจจะเก็บรวมไว้กับเอกสารของผู้นั้นที่เคยมีมายังส านักงานแล้ว
