Page 16 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 16
9
หน่วยที่ 2 การจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารหรือการบริหารงานเอกสาร หมายถึง กระบวนการ
หรือขั้นตอนต าเนินการเกี่ยวกันเอกสารตามล าดับ เพื่อให้บรรลุตาม
วัตถุประสงค์ที่ได้ก าหนดไว้ทุกประการ ผู้บริหารจ านวนไม่น้อยที่มองไม่
เห็นความส าคัญของกระบวนการบริหารงานเอกสาร พวกหัวเก่าหรือ
นักบริหารสมัยเก่า มักมองเห็นเอกสาร เป็นเรื่องไม่ส าคัญ ใช้ไปแล้วก็ไม่
สนใจเก็บรักษาหรือไม่ใสใจต่อกระบวนการที่เป็นวงจรเอกสาร แต่เมื่อมี
ความจ าเป็นจะใช้เอกสารขึ้นมาเมื่อใด ก็จะเอะอะโวยวาย โทษคนโน้น
คนนี้ เมื่อหาหลักฐานข้อมูลไม่ได้ก็ อาจโมโหฉุนเฉียวกับผู้ได้บังคับ
บัญชา ผู้รับผิดชอบ แต่แท้ที่จริงแล้วเป็นเพราะเขาเหล่านั้นไม่ค่อย
สนับสนุนการจัดการกับเอกสารเท่าที่ควรนั้นเอง ซึ่งผู้บริหารงาน
เอกสารควรเข้าใจระบบบริหารดังต่อไปนี้
2.1 โครงสร้างการจัดการเอกสาร
การจัดการกับเอสารหรือการบริหารเอกสารที่ดี จะต้องเข้าใจถึง
วงจรของเอกสารว่ามีอย่างไร ผู้บริหารงานเอกสารจึงจะสามารถบริหารงาน
เอกสารได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ การจัดการกับวงจรเอกสาร แต่ละ
ชั้นตอน เป็นเรื่องที่ผู้บริหารงานเอกสารจะต้องตัดสินใจและวางแผนเพื่อให้
แต่ละขั้นตอนของวงจรเอก สารสัมฤทธิ์ประโยชน์ขององค์การอย่างแท้จริง
