Page 165 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 165
153
ด าเนินการส่งให้ผู้เกี่ยวข้องต่อไปผู้ปฏิบัติจะต้องประทับตราเพื่อ
แสดงเวลารับเอกสาร (TimeStamp)ไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสารนั้น
ตราประทับจะแสดงวันเวลาที่ประทับและเลขรับหนังสือเพื่อใช้เป็นเลข
ลงทะเบียนอีกด้วยหนังสือหรือเอกสารที่ประทับตราไว้แล้วและลงทะเบียน
รับจะถูกส่งต่อไปให้ผู้เกี่ยวข้องตอบหรือด าเนินการตามความจ าเป็นส าหรับ
ผู้ตอบหนังสือฉบับดังกล่าวเมื่อได้ปฏิบัติหรือดอนหนังสือแล้วต้องแสดง
เครื่องหมายลงไปที่มุมบนด้านซ้ายของเอกสารนั้นเพื่อแสดงว่าตนได้
ด า เ นิ น ก า ร ใ ด ๆ แ ล้ ว แ ล ะ แ ส ด ง เ ค รื่ อ ง ห ม า ย ใ ห้ เ ก็ บ ไ ด้
(ReleaseMark)เครื่องหมายดังกล่าวนี้อาจเป็นสัญลักษณ์ใดๆหรือลง
ลายมือชื่อผู้ปฏิบัติหรืออักษรบอกว่า "เก็บได้ก็แล้วแต่ความตกลงหรือธรรม
เนียมปฏิบัติของหน่วยงานนั้นๆหากจะเรียงล าดับขั้นของการปฏิบัติ
เกี่ยวกับเอกสารก่อนน าเข้าเก็บจะได้ขั้นตอนการปฏิบัติดังต่อไปนี้
1. รับเอกสารและเปิดซอง
2. ประทับตราแสดงเวลารับเอกสารและลงทะเบียน
3. ส่งไปให้ผู้ปฏิบัติหรือได้ตอบ
4.ผู้ปฏิบัติท าการโต้ตอบหรือต าเนินการใดๆเกี่ยวกับเอกสารนั้น
5. ผู้ปฏิบัติท าเครื่องหมายให้เก็บได้ (Release Mark)
6. ผู้ปฏิบัติงานเสร็จแล้วน่าเข้ากระบะเพื่อส่งเก็บต่อไป
จะเห็นได้ว่าการปฏิบัติก่อนเก็บเอกสารนั้นถ้าผู้จัดการเอกสารได้วาง
ระเบียบไว้อย่างดีแล้วจะท าได้งานด าเนินไปอย่างมีระเบียบพนักงานก็จะไม่
เกิดการสับสนในการปฏิบัติงาน
