Page 166 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 166
154
7.3 การปฏิบัติในการน่าเอกสารเข้าเก็บ
วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการเก็บเอกสาร เป็นกระบวนการต่อจากการ
ปฏิบัติก่อนเก็บที่ต้องวางระเบียบปฏิบัติไว้อย่างดี เพื่อให้งานเก็บเอกสาร
ต าเนินไปอย่างรัดกุมและง่ายในการปฏิบัติงาน ขั้นตอนของการน าเอกสาร
เข้าเก็บมีดังต่อไปนี้
1.การตรวจ( Inspecting )
2. การท าดัชนี (Indexing)
3.การท าการอ้างอิง (Cross-Referencing) ถ้ามี
4.การท ารหัส (Coding)
5.การแยกประเภทเอกสาร (Sorting)
6. การน าเข้าเก็บ (Storing)
1. การตรวจ ก่อนน าเอกสารเข้าเก็บ พนักงานเก็บเอกสารจะต้องตรวจดู
เอกสารก่อนว่าเอกสารนั้นผ่านการปฏิบัติมาแล้วหรือไม่ ถ้าเอกสารยังไม่
ผ่านผู้ปฏิบัติ จะไม่มีเครื่องหมายบอกให้เก็บได้ (ReleaseMark)แต่ถ้าไม่มี
เครื่องหมายให้เก็บได้ พนักงานเก็บเอกสารจะต้องส่งเอกสารนั้นคืนไปให้ผู้
ปฏิบัติเสียก่อนจะน่าเข้าเก็บทันทีเลยไม่ได้
2. การท าดัชนี เมื่อได้ตรวจดูความเรียบร้อย ตรวจดูเครื่องหมายที่ตั่งให้
เก็บและปรากฏว่ามีเครื่องหมายให้เก็บได้แล้ว พนักงานจะต้องท าดัชนี
นั่นก็คือ การตัดสินใจเลือกหน่วยที่จะเก็บ ซึ่งอาจจะเป็นชื่อบุคคลชื่อห้าง
ร้าน ชื่อเรื่องหรือชื่อสถานที่ สุดแล้วแต่ความจ าเป็นและความเหมาะสม
ของวิธีเก็บเอกสารตัดสินใจท าดัชนีอย่างใดๆ แล้ว ก็หมายความว่าจะใช้
ชื่อนั้นเป็นชื่อแฟ้มเอกสาร
