Page 170 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 170
158
ซึ่งเอกสารที่ชื่นต้นด้วยอักษร Aทั้งหมดที่ยังไม่มีเพิ่มเฉพาะหรือแฟ้ม
พิเศษจะถูกเก็บในแฟ้มนี้ทั้งหมด
การเก็บเอกสารตามขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น จะท าให้การด าเนินการ
เป็นไปโดยสะดวกและราดเร็วไม่สับสน สิ่งที่พนักงานเก็บเอกสารควรจะ
ระมัดระวังเป็นพิเศษก็คือ การจึงสิ้นชักเพื่อจะเก็บเอกสาร ต้อง
ดึงลิ้นชักออกมาทีละลิ้นชักถ้าดึงลิ้นชักออกมาพร้อมๆกัน2-3 ลิ้นชักจะ
ท าให้ตู้เก็บเอกสารทานน้ าหนักของเอกสารในลิ้นชักไม่ได้และตู้จะเอน
ล้มทับพนักงานผู้เก็บเอกสารนั้นได้
มีข้อควรระมัดระวังอีกประการหนึ่งก็คือการถึงแฟ้มเก็บเอกสารออก
เพื่อจะเก็บเอกสารนั้นไม่ควรจะดึงแฟ้มออกมาทั้งแฟ้มเพราะเมื่อจะใส่
กลับเข้าไปอาจผิดพลาดต าแหน่งที่แฟ้มนั้นอยู่ได้ทางที่ดีควรจะพักแฟ้ม
ไว้ข้างๆลิ้นชักก่อนจะน าเอกสารใส่ลงไปเอกสารที่ใส่แฟ้มจะถูกจัดเรียง
ไว้อย่างถูกต้องและสม่ าเสมอ
ดึงลิ้นชักออกทีละลิ้นชัก
มองป้ายสลากชื่อ
