Page 173 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 173
161
7.4.3 แหล่งเก็บบัตรดัชนี
บัตรที่พิมพ์รายชื่อลูกค้าเสร็จแล้วจะถูกเก็บไว้ในกล่องเก็บบัตรดัชนีหรือ
ลิ้นชักขนาดเล็กส าหรับเก็บบัตรดัชนี ไม่ว่าบัตรดัชนีจะถูกเก็บไว้อย่างไร
มีอุปกรณ์ชนิดหนึ่งที่จะช่วยให้เก็บค้นบัตรดัชนีได้ง่ายและรวดเร็วก็คือ
บัตรน า และบัตรอ้างอิง ซึ่งบัตรน าจะช่วยเป็นกระดาษคันบัตรดัชนี
ออกเป็นช่องๆ ตามหมวดหมู่ของตัวอักษร โดยมีส่วนยื่นส าหรับเขียนตัว
อักษรน า หรือติดหัวข้อ (Caption) น ารายละเอียดในบัตรดัชนีนั้น
รูปแหล่งเก็บบัตรดัชนี
ส าหรับการท าบัตรอ้างอิงนั้น จะใช้ในกรณีที่ชื่อลูกค้าในบัตรแต่ละชื่อมี
ปัญหา ซึ่งถ้าเมื่อท าบัตรอ้างอิงช่วยด้วย ก็จะช่วยในการเก็บต้นรายชื่อใน
บัตรได้สะดวกรวดเร็วและแม่นย าด้วย เพราะบัตรอ้างอิงจะโยง
รายละเอียดให้ทราบว่าชื่อที่เกี่ยวข้องกันถูกเก็บไว้ในแหล่งใด
รายละเอียดของความจ าเป็นที่จะต้องท าบัตรอ้างอิงนั้นมีดังต่อไปนี้
1. เมื่อต้องเก็บชื่อที่ยากและแปลก เพราะชื่อยากและแปลก พนักงาน
เก็บเอกสารอาจไม่ทราบประเพณีของการเลือกหน่วยดัชนีว่าจะเอา
หน่วยใดมาหน่วยที่ 1 ซึ่งบางซื่อแปลกจนไม่ทราบว่า การเรียงหน่วย
ดัชนีเอานามสกุลหรือเอาชื่อมาก่อน
