Page 181 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 181
169
2.การใช้แฟ้มเฉพาะแฟ้มเฉพาะจะเป็นแหล่งเก็บเอกสารของลูกค้าที่
เชื่อว่าจะเป็นลูกค้าตลอดไปหรืออาจจะต้องติดต่อเกี่ยวข้องกันต่อไปภาย
หน้า โดยปกติพนักงานเก็บเอกสารจะพิจารณาดูว่าโอกาสใดจะเปิดแฟ้ม
เฉพาะให้ลูกค้า เมื่อใดที่เห็นว่าเอกสารมีมากพอก็จะเปิดแฟ้มเฉพาะให้
เมื่อถูกค้ารายใดได้แฟ้มเฉพาะแล้ว เอกสารของเขาจะถูกเก็บรวมไว้ใน
แฟ้มเดียวกันไม่ปะปนกับเอกสารของลูกค้ารายอื่นๆ เอกสารในแฟ้ม
เฉพาะจะเรียงไว้ตามด าดับวันที่ ให้วันที่หลังสุดอยู่ใกล้ตัวผู้เก็บเอกสาร
แฟ้มเฉพาะนี้จะถูกเรียงไว้ตามตัวอักษรในชื่อของส่วนยื่นของแฟ้ม ต า
ดับของแฟ้มเฉพาะจะเรียงต่อจากบัตรน้ าหลักในหมวดอักษรนั้น
3. การใช้แฟ้มพิเศษ แฟ้มพิเศษจะเป็นแฟ้มบรรจุเอกสารที่พนักงาน
เห็นว่าควรจะมีแฟ้มพิเศษส าหรับเอกสารของลูกค้ารายนั้น เช่น เป็น
ลูกค้าพิเศษกว่าลูกค้ารายอื่นๆ เป็นลูกค้าที่มีเอกสารหรือติดต่อกัน
บ่อยครั้งหรือเมื่อจ าเป็นต้องเก็บตามเรื่องปนอยู่กับการเก็บเอกสารตาม
ตัวอักษร ฯลฯ
ลักษณะของแฟ้มพิเศษนั้น อาจจะมีลักษณะของสวนยื่นที่แตกต่างจาก
ส่วนยื่นของแฟ้มอื่นๆ การให้ดีเข้าช่วยตรงส่วนยื่น หรือการใช้บัตรน่า
พิเศษเข้าช่วย เพื่อจะเดือนพนักงานเก็บเอกสารด้วยการน าสายตาให้
เก็บและค้นได้สะดวกและรวดเร็วกว่าลูกค้ารายอื่นๆ ก็อาจท าได้
7.5.2 การเลือกใช้บัตรน า
บัตรน าจะช่วยให้การเก็บค้นได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
เพราะบัตรน่าจะช่วยน าสายตาโดยการบอกชื่อหมวดอักษรของแฟ้ม
ต่างๆ แสดงการค้นแฟ้มเก็บเอกสารออกเป็นช่องอักษรได้ชัดเจน และยัง
เป็นส่วนช่วยประคองแฟ้มให้ตรงเป็นระเบียบ เอกสารไม่หักงอได้อีกด้วย
เราแบ่งหน้าที่ของบัตรน้าได้ 3
