Page 182 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 182
170
ชนิด คือ
1 บัตรน าหลัก (Primary Guides)
2. บัตรน้ าช่วยหรือบัตรน าพิเศษ (Auxiliary or Special
Guides)
3 บัตรน าออก (Out Guides)
1. การใช้บัตรน่าหลัก บัตรน าหลักจะเป็นบัตรน่าสายตาของพนักงาน
เก็บ ให้รู้ว่าในช่องอักษรหลัง
บัตรน าหลักนั้นจะเป็นแฟ้มที่มีช่องอักษรหมวดใด ชื่อของบัตรน าหลัก
อาจจะเป็นชื่อดัชนีเดี่ยวและดัชนีคู่ก็สุดแล้วแต่ความเหมาะสมและ
ความจ่าเป็น ถ้ามีแฟ้มเอกสารไม่มากก็อาจจะใช้ชื่อดัชนีคู่ เช่น A-C
แสดงว่าภายหลังบัตรน า A-C แล้วแฟ้มเอกสารจะต้องอยู่ในช่องหมวด
อักษร A, B, C แต่ถ้าแฟ้มเอกสารมีมากก็ควรก าหนดให้ชื่อบัตรน าหลัก
เป็นชื่อดัชนีเดียว เช่น A, B, C เป็นต้น บัตรน่าหลักจะมีสวนยื่นอยู่ใน
ต าแหน่งใดก็ได้ แต่ถ้าจะให้สะดวกควรให้มีส่วนยื่นอยู่ในต าแหน่งที่ 1
เพราะจะง่ายต่อการมองเห็นหมวดอักษรที่เป็นชื่อของบัตรน่าและแลดู
ค่อนข้างจะสวยงามเป็นระเบียบกว่าวิธีอื่น
รูปการเรียงบัตรน าและแฟ้ม
