Page 27 - E-MODUL FIX

c. Retensi Arsip

Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada
nilai guna yang terkandung di dalamnya. Retensi diperlukan agar banyaknya arsip dapat

berkurang tanpa menghilangkan informasi yang ada pada arsip sebelumnya. Pelaksanaan
retensi arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi.

1) Tujuan ditetapkannya jadwal retensi :

a. Memberi pedoman tentang penyimpanan arsip pada suatu unit pengolah pada unit
kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional.

b. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah

pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.
c. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi

pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana,
prasarana tenaga dan biaya.

d. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah
yang sedikit.

B. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip
Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama,

menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga
selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi menurut Mustari Irawan (2011) terdiri dari:

i. Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.
ii. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen

iii. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.
iv. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan

kelembaban udara yang stabil.

v. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

22

22