Page 11 - E-MODUL Kearsipan X OTKP
P. 11
PENGGUNAAN ARSIP
Sumber : Sindy Putri (Youtube)
A. Pengertian Penggunaan Arsip
Seorang petugas arsip (arsiparis) yang bertugas mengelola warkat harus memiliki sifat
tertentu agar dapat melaksanakan tugaa filing dengan efisien dan efektif, seorang arsiparis
harus memiliki ketelitian dan kerapian. Arsip yang sudah disimpan sering kali dicari kembali
karena akan digunakan untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari berarti mempunyai
nilai guna yang sangat tinggi bagi pengguna atau pemakai arsip. Jika arsip tidak disimpan
dengan baik, arsip dapat hilang. Akibatnya, arsip tersebut tidak dapat ditemukan saat ingin
digunakan sehingga dapat menimbulkan kerugian.
Secara umum, arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf
ataupun dalam bentuk suara (rekaman), angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film
(slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, disket), salinan/photocopy dan
lain sebagainya. Penggunaan arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena
diperlukan oleh seseorang untuk kepentingan tertentu, sesuai maksud dan tujuan
penciptaanya. Untuk mengetahui penggunaan atau pemakaian arsip, perlu dilakukan
penilaian arsip sesuai jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama suatu arsip disimpan
dalam file aktif dan file inaktif.
6
6