Page 18 - E-MODUL Kearsipan X OTKP

Untuk itu, petugas kearsipan harus menyusun aturan atau prosedur pengguna arsip untuk

keperluan intern dan ekstern, serta menyiapkan perangkat-perangkat lainnya, seperti buku
tamu dan lembar peminjam arsip. Dengan penggunaan perangkat-perangkat tersebut, arsip-

arsip yang dipinjam oleh pengguna arsip mudah diketahui jumlah dan tempat
penyimpanannya, serta pihak peminjam dan batas waktu pengembalian arsip. Prosedur

peminjaman arsip memiliki beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut.

1. Mengisi buku tamu/pengunjung
2. Setiap peminjam arsip mengajukan permohonan, baik secara tertulis maupun lisan,

kepada unit peminjaman arsip dan menyerahkan identitas diri.

3. Setelah mendapat persetujuan dari unit yang terkait, pihak peminjam menghubungi
arsiparis yang berwenang mengelola arsip.

4. Menentukan waktu perencanaan untuk menyimpan dan mengembalikan arsip yang
dipinjam

5. Arsiparis mencari arsip yang dibutuhkan dan menyerahkan arsip kepada peminjam di
bawah pengawasan petugas.

6. Arsiparis mencatat arsip yang digunakan dalam lembar peminjaman, kemudian

menyerahkan arsip kepada peminjam arsip.
7. Waktu peminjaan arsip paling lama lima hari kerja.

PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP

Sumber : Penyusun

13

13